IAG CRM
IAG CRM – Kunden, Angebote, Vertrieb und Verträge
Jede Kundenbeziehung dokumentiert – vom ersten Kontakt bis zum Vertrag
- Übersicht
- Kunden
- Verkaufschancen
- Angebote
- Verträge
| Kunde | Verkaufschance | Phase | Verantwortlich |
|---|---|---|---|
| Unternehmen A | Lieferung von Ausrüstung | Angebot versandt | Vertrieb 1 |
| Unternehmen B | Wartungsvertrag | Verhandlung | Vertrieb 2 |
| Einrichtung C | Softwareprojekt | Erstgespräch | Vertrieb 1 |
| Unternehmen D | Vertragsverlängerung | Wartet auf Unterschrift | Vertrieb 3 |
Zweck
IAG CRM soll den gesamten Verlauf jeder Kundenbeziehung an einem Ort zusammenführen: Ansprechpartner, Besprechungen und Anrufe, Verkaufschancen und ihre Phasen, versandte Angebote sowie unterzeichnete Verträge mit Verlängerungsterminen. Vertriebsteams und Leitung sehen, was bei jedem Kunden geschieht, ohne vom Postfach oder Gedächtnis einer einzelnen Person abhängig zu sein.
- Dienstleistungs- und LieferunternehmenDie häufig Angebote erstellen und mehrere Verkaufschancen gleichzeitig verfolgen.
- Teams für GeschäftsentwicklungDie mit Partnern und Investoren arbeiten und eine geordnete Nachverfolgung benötigen.
- Unternehmen mit wiederkehrenden VerträgenDie Erinnerungen an Verlängerungs- und Ablauftermine benötigen.
Typischer Ablauf: Von der Anfrage zum unterschriebenen Vertrag
- VertriebsmitarbeiterAnfrage erfassen
Eine neue Anfrage wird mit Kontaktdaten und Herkunft erfasst, und ein Kundenprofil wird angelegt.
- VertriebsmitarbeiterBedarf klären
Telefonate und Termine würden im Aktivitätsverlauf dokumentiert, mit Aufgaben und Erinnerungen für die nächsten Schritte.
- VertriebsmitarbeiterAngebot erstellen
Ein Angebot wird aus einer Vorlage erstellt und in die passende Vertriebsphase verschoben.
- VertriebsleiterAngebot freigeben
Bei Rabatten oder Sonderkonditionen gibt der Vertriebsleiter das Angebot vor dem Versand frei.
- VertragsverantwortlicherVertrag entwerfen
Nach der Annahme wird der Vertrag entworfen und im Vertragsregister erfasst.
- GeschäftsleitungUnterzeichnen
Der Vertrag würde zur Freigabe und Unterschrift an IAG Sign übergeben; die unterschriebene Fassung wird beim Kundenprofil abgelegt.
Mögliche Anwendung, nur zur Veranschaulichung. Schritte und Bildschirme sind Gestaltungsentwürfe; der tatsächliche Ablauf wird je Projekt festgelegt.
Geplante Funktionen
- Kundenprofil Geplant
- Unternehmensdaten, Ansprechpartner, Notizen und Anhänge.
- Aktivitätsprotokoll Geplant
- Anrufe, Besprechungen und Nachrichten je Kunde dokumentiert.
- Vertriebsphasen Geplant
- Konfigurierbare Phasen mit einem geschätzten Wert je Verkaufschance.
- Angebotsvorlagen Geplant
- Zweisprachige Vorlagen mit bearbeitbaren Positionen, Preisen und Bedingungen.
- Vertragsverzeichnis Geplant
- Vertragsdaten und -status mit Hinweisen vor Ablauf.
- Aufgaben und Erinnerungen Geplant
- Nachfassaktionen, die Teammitgliedern mit Fälligkeitsdatum zugewiesen werden.
- Vertriebsberichte Geplant
- Berichte zu Verkaufschancen nach Phase, Verantwortlichem und Zeitraum.
- Verbindung zu IAG Sign Geplant
- Mögliche Weiterleitung von Angeboten und Verträgen in den Genehmigungs- und Unterschriftsablauf im Rahmen des Projektumfangs.
Geplante Rollen und Berechtigungen
| Vertriebsmitarbeiter | Vertriebsleiter | Vertragsverantwortlicher | Geschäftsleitung | |
|---|---|---|---|---|
| Kundenprofile anlegen und bearbeiten | Eigene | Abteilung | — | — |
| Kundenprofile einsehen | Eigene | Abteilung | Ja | Ja |
| Angebote erstellen | Ja | Ja | — | — |
| Angebote mit Sonderkonditionen freigeben | — | Freigabe | — | Freigabe |
| Vertragsregister verwalten | — | — | Ja | — |
| Vertriebsauswertungen einsehen | Eigene | Abteilung | — | Ja |
| Kundendaten exportieren | — | — | — | Ja |
- VertriebsmitarbeiterBetreut die eigenen Kunden und Verkaufschancen und erstellt Angebote.
- VertriebsleiterÜberwacht die Pipeline, genehmigt Angebote und weist Kunden zu.
- VertragsverantwortlicherArchiviert Verträge und verfolgt Verlängerungen und Abläufe.
- GeschäftsleitungPrüft zusammengefasste Berichte.
Betriebsmodelle
IAG CRM kann in einem von drei Modellen betrieben werden: als verwaltete Cloud, als private, der Organisation vorbehaltene Cloud oder als lokale Installation (On-Premises) im eigenen Rechenzentrum der Organisation. Die Wahl wird je Projekt anhand der Datenschutzanforderungen, der vorhandenen Infrastruktur, der Netzanbindung und der internen Richtlinien getroffen und im Einführungsplan dokumentiert.
Das Betriebsmodell (verwaltete Cloud, eigene private Umgebung oder Installation im eigenen Rechenzentrum) wird je Projekt entschieden.
Einführung und Schulung
Die Vertriebsphasen und Kundenfelder festlegen, die das Team tatsächlich benötigt
Bestehende Kundenlisten nach Entfernen von Dubletten übernehmen
Angebots- und Vertragsvorlagen einrichten
Das Vertriebsteam in der täglichen Nutzung schulen
Berichte nach den ersten Wochen auswerten und Einstellungen anpassen
Wartung und Support
- Technischer Support über ein Ticketsystem
- Anpassung von Vorlagen und Phasen im vereinbarten Umfang
- Aktualisierungen und Wartung nach einem vereinbarten Plan
Datenübernahme
Kunden- und Kontaktlisten aus Excel, Visitenkartensammlungen, E-Mail-Ordnern oder Altsystemen würden gemeinsam mit der Organisation zusammengeführt, von Dubletten bereinigt und den neuen Feldern zugeordnet. Offene Angebote und bestehende Verträge könnten in das Register übernommen werden. Der Import würde an einer Stichprobe getestet und erst nach Freigabe übernommen.
Schulung
- Schulung für Vertriebsmitarbeiter zu Kundenprofilen, Aktivitäten und Angeboten
- Schulung für Vertriebsleiter zu Pipeline-Übersicht, Freigaben und Auswertungen
- Schulung für Vertragsverantwortliche zum Vertragsregister und zur Anbindung an IAG Sign
- Administratorschulung zu Feldern, Vertriebsphasen und Berechtigungen
Häufige Fragen
Können Kontakte aus Excel importiert werden?
In der Regel ja, nach Prüfung der Spalten und Entfernen von Dubletten im Rahmen des Migrationsplans.
Gibt es Angebote auf Arabisch und Englisch?
Das Konzept umfasst zweisprachige Vorlagen, die nach dem Erscheinungsbild der Organisation gestaltet werden.
Versendet das System Werbe-E-Mails in großer Zahl?
Das ist nicht der Schwerpunkt des aktuellen Konzepts; es konzentriert sich auf Kundenbeziehungen, Verkaufschancen und Verträge. Anbindungen an andere Werkzeuge werden im Projekt besprochen.
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