Digitale Verwaltung

Systemintegration und Datenqualität für öffentliche Einrichtungen

Viele Einrichtungen betreiben Systeme, die keine Daten austauschen; deshalb erfassen Mitarbeitende dieselben Informationen mehrfach, und auf dieselbe Frage gibt es unterschiedliche Antworten. Wir verbinden bestehende Systeme, bereinigen Daten und vereinheitlichen Referenzlisten, damit die Daten zu einer verlässlichen Grundlage für Arbeit und Berichtswesen werden.

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Was wir anbieten

Wir beginnen mit einer Bestandsaufnahme der Systeme und Datenquellen: welche Systeme im Einsatz sind, welche Daten sie enthalten, wem diese gehören und wo sie doppelt vorliegen. Danach ermitteln wir vorrangige Schnittstellen, etwa die Übergabe von Antragstellerdaten zwischen einem Portal und dem System für Arbeitsabläufe oder den Abgleich von Personaldaten zwischen zwei Systemen.

Wir gestalten Integrationsschnittstellen und Verfahren für den Datenaustausch und legen Regeln für die Datenqualität fest: Pflichtfelder, einheitliche Formate, Vermeidung von Dubletten und gemeinsame Referenztabellen für Regionen, Stellen und Kategorien. Vorhandene Daten werden bereinigt und abgeglichen, und alles wird so dokumentiert, dass die Einrichtung es selbst pflegen kann.

Ein Datenaustausch mit anderen Stellen findet nur auf Entscheidung der Einrichtung und im Rahmen des rechtlichen Rahmens und der bestehenden Vereinbarungen zwischen den beteiligten Stellen statt.

Für wen die Leistung geeignet ist

Einrichtungen mit mehreren SystemenWenn Systeme nicht miteinander kommunizieren und Daten mehrfach erfasst werden.
Statistik- und BerichtsstellenWenn Zahlen je nach Quelle voneinander abweichen.
Ministerien und ihre DirektionenUm Daten aus den Außenstellen in einheitlichem Format zu erheben.
Laufende DigitalisierungsprojekteUm sicherzustellen, dass neue Systeme an bestehende angebunden werden, statt neue Insellösungen zu schaffen.

Welche Probleme wir bearbeiten

Dieselben Daten werden in mehr als ein System von Hand eingegeben.
Widersprüchliche Zahlen in Berichten je nach System oder Abteilung.
Doppelte, unvollständige oder uneinheitlich formatierte Datensätze.
Altsysteme ohne Dokumentation oder Integrationsschnittstellen.
Keine gemeinsamen Referenztabellen für Namen, Schlüssel und Kategorien.

Aufgaben und Ergebnisse

System- und Datenlandkarte: Eine Bestandsaufnahme der Systeme, Datenquellen und Datenflüsse sowie der jeweiligen Eigentümer.
Integrationskonzept: Festlegung von Schnittstellen, Austauschverfahren, Formaten, Häufigkeit und Fehlerbehandlung.
Integrationsschnittstellen und Werkzeuge: Entwicklung von Programmierschnittstellen (APIs) oder zeitgesteuerten Austauschprozessen zwischen Systemen.
Regeln für die Datenqualität: Pflichtfelder, einheitliche Formate, Prüfregeln und Vermeidung von Dubletten.
Datenbereinigung und Abgleich: Bereinigung doppelter und unvollständiger Datensätze und Vereinheitlichung der Referenzdaten mit Zustimmung der Einrichtung.
Technische Dokumentation: Beschreibung der Schnittstellen, Datenregeln und Wartungsverfahren für das Team der Einrichtung.

Klare Zuständigkeiten

Was IAG konkret übernimmt

Bestandsaufnahme der Systeme und Analyse der Daten und Datenflüsse.
Gestaltung der Integration und der Regeln für die Datenqualität.
Entwicklung und Test der Schnittstellen und Austauschwerkzeuge.
Durchführung von Bereinigung und Abgleich in Abstimmung mit den Dateneigentümern.
Dokumentation und Wissenstransfer an das technische Team der Einrichtung.

Was Fachpartner, Behörden und Sie übernehmen

Die Einrichtung benennt für jeden Datenbestand den Eigentümer und legt fest, wer ihn einsehen und ändern darf.
Die Einrichtung entscheidet über jeden Datenaustausch mit anderen Stellen im Rahmen des rechtlichen Rahmens und behördenübergreifender Vereinbarungen.
Die Dateneigentümer genehmigen Bereinigungsregeln und Abgleichsergebnisse, bevor sie angewendet werden.
Die Einrichtung oder die Anbieter ihrer aktuellen Systeme stellen den erforderlichen technischen Zugang und die vorhandene Dokumentation bereit.

Anwendungsbeispiel

Beispielszenario

Anbindung eines Antragsportals an das System für Arbeitsabläufe

Anträge gehen über ein Online-Formular ein, und Mitarbeitende geben sie anschließend erneut von Hand in ein internes System ein.

Ermittlung der Felder, die beide Systeme gemeinsam haben, und Angleichung ihrer Formate.
Entwicklung einer Schnittstelle, die den Antrag automatisch an das System für Arbeitsabläufe übergibt.
Rückmeldung des Bearbeitungsstands an das Portal bei jeder Änderung.
Protokollierung von Übertragungsfehlern und Benachrichtigung der verantwortlichen Person.
Regelmäßige Überprüfung der Qualität der übertragenen Daten.

Dies ist ein veranschaulichendes Szenario zur Erläuterung der Idee – keine Kundenreferenz und kein bestehendes Projekt.

Ablauf der Zusammenarbeit

Bestandsaufnahme und Analyse
Dokumentation von Systemen, Daten, Eigentümern und Mehrfachbeständen.
Priorisierung
Auswahl der Schnittstellen und Daten mit der größten Wirkung auf die tägliche Arbeit.
Gestaltung
Abstimmung des Integrationsansatzes und der Qualitätsregeln mit der Einrichtung.
Umsetzung und Test
Entwicklung der Schnittstellen, Bereinigung der Daten und Test der Ergebnisse mit den Nutzern.
Betrieb und Überwachung
Überwachung des Datenaustauschs und der Datenqualität sowie Behebung von Fehlern.

Angestrebte Ergebnisse

Weniger Mehrfacherfassung von Daten.
Einheitlichere Zahlen über Systeme und Berichte hinweg.
Vereinheitlichte Referenzdaten, auf denen spätere Systeme aufbauen können.
Eine Dokumentation, die es der Einrichtung ermöglicht, die Integration selbst zu pflegen.

Was wir von Ihnen benötigen

Eine Liste der eingesetzten Systeme mit Angaben zu ihren Anbietern und ihrer Dokumentation.
Benannte Dateneigentümer in den beteiligten Abteilungen.
Kontrollierter technischer Zugang zu Testumgebungen oder Datenkopien gemäß den Vorgaben der Einrichtung.
Entscheidungen darüber, welche Daten in welchem Umfang ausgetauscht werden dürfen.
Eine technische Ansprechperson der Einrichtung, die den Wissenstransfer übernimmt.

Honorar, Umfang und Zeitplan

Die Kosten hängen von Anzahl und Art der Systeme, dem Vorhandensein von Schnittstellen oder Dokumentation, Umfang und Zustand der Daten sowie den Sicherheits- und Hosting-Anforderungen ab. Wir empfehlen, mit einer Schnittstelle mit klarer Wirkung und abgegrenztem Umfang zu beginnen und dann schrittweise auszuweiten.

Häufige Fragen

Können Sie ein Altsystem ohne Schnittstellen anbinden?

Oft ja, über Alternativen wie den zeitgesteuerten Austausch von Dateien oder das Auslesen der Datenbank; darüber wird nach einer technischen Prüfung entschieden.

Löschen Sie bei der Bereinigung Daten?

Zusammenführungen oder Löschungen erfolgen nur nach Regeln, die die Dateneigentümer genehmigt haben, und es wird eine Sicherungskopie aufbewahrt.

Können Daten mit einem anderen Ministerium ausgetauscht werden?

Technisch ja, doch die Entscheidung und der rechtliche Rahmen liegen bei den beiden betroffenen Einrichtungen.

Wem gehören die Integrationsschnittstellen danach?

Die Schnittstellen und ihre Dokumentation werden der Einrichtung gemäß den vertraglichen Vereinbarungen übergeben.

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