Digitale Verwaltung

Digitale Verwaltungsabläufe, Genehmigungen und Erlaubnisse

Wir verwandeln Vorgänge, die in Papierform zwischen Büros wandern, in digitale Abläufe: Der Antrag wird erfasst, der zuständigen Stelle zugewiesen, geprüft, genehmigt oder zurückgegeben, und sein Bearbeitungsstand ist jederzeit bekannt. Jeder Ablauf wird anhand der eigenen Verfahren und Zuständigkeitsebenen der Einrichtung gestaltet, nicht nach einer allgemeinen Vorlage.

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Was wir anbieten

Die Erteilung einer Lizenz unterscheidet sich von der Auszahlung von Ansprüchen oder der Genehmigung eines Urlaubs. Deshalb dokumentieren wir zunächst das Verfahren so, wie die Einrichtung es festgelegt hat: wer einreicht, welche Unterlagen erforderlich sind, wer prüft, wer zur Genehmigung befugt ist und wann ein Vorgang zur Vervollständigung zurückgegeben wird. Danach gestalten wir einen digitalen Ablauf, der diese Regeln abbildet und angepasst werden kann, wenn sich Anweisungen ändern.

Die Arbeit umfasst elektronische Formulare, Weiterleitungsregeln, rollenbasierte Berechtigungen, Benachrichtigungen, ein Prüfprotokoll, das festhält, wer was wann getan hat, sowie Übersichten, die überfällige Vorgänge und Arbeitslasten zeigen. Der Ablauf kann später mit einem Bürgerportal oder mit dem System für Registratur und Schriftverkehr verbunden werden.

Wir empfehlen, mit einem häufigen Verfahren zu beginnen, es in einer einzelnen Stelle zu erproben und auszuweiten, sobald die Ergebnisse gemessen und die Rückmeldungen der Mitarbeitenden eingeholt sind.

Für wen die Leistung geeignet ist

Lizenz- und GenehmigungsbehördenUm Prüfung, Zuweisung und Nachverfolgung von Anträgen zu ordnen.
Abteilungen mit mehrstufigen GenehmigungenWenn ein Vorgang mehrere Ebenen durchläuft, bevor er genehmigt wird.
Direktionen mit AußenstellenUm die Bearbeitung desselben Verfahrens über alle Außenstellen hinweg anzugleichen.
Interne Kontroll- und RevisionsstellenUm eine klare Aufzeichnung der Bearbeitungsschritte und der getroffenen Entscheidungen zu erhalten.

Welche Probleme wir bearbeiten

Vorgänge gehen zwischen Büros verloren oder verzögern sich, und niemand weiß, wo sie sich befinden.
Antragsteller müssen wiederholt vorsprechen, um nach ihrem Vorgang zu fragen.
Dasselbe Verfahren wird von verschiedenen Mitarbeitenden oder Außenstellen unterschiedlich angewendet.
Die Leitung kann Arbeitslasten und überfällige Vorgänge nicht ohne Weiteres überblicken.
Es gibt keine dokumentierte Aufzeichnung darüber, wer einen Vorgang geprüft und wer ihn wann genehmigt hat.

Aufgaben und Ergebnisse

Dokumentiertes Soll-Verfahren: Eine ausführliche Beschreibung der Schritte, Unterlagen, Berechtigungen und Rückgabefälle, wie sie von der Einrichtung festgelegt sind.
Elektronische Formulare: Antragsformulare mit Feldern, Plausibilitätsprüfungen und Anlagen entsprechend dem Verfahren.
Ablauf und Weiterleitung: Regeln für die Zuweisung von Anträgen an die zuständige Stelle und für die Genehmigungsebenen nach Rollen.
Nachverfolgung und Benachrichtigungen: Eindeutige Bearbeitungsstände und Benachrichtigungen für Mitarbeitende und Antragsteller bei jeder Änderung.
Prüfprotokoll: Jede Aktion an einem Vorgang wird mit Benutzer und Zeitpunkt protokolliert, um Aufsicht und Rechenschaftspflicht zu unterstützen.
Übersicht für die Leitung: Vorgänge nach Bearbeitungsstand, Stelle und Dauer, um Engpässe zu erkennen.

Klare Zuständigkeiten

Was IAG konkret übernimmt

Analyse und Dokumentation des Verfahrens gemeinsam mit den beteiligten Stellen.
Gestaltung von Formularen, Abläufen und Berechtigungen.
Entwicklung oder Konfiguration des Systems und Test mit den Nutzern.
Durchführung des Pilotbetriebs, Einholen von Rückmeldungen und Anpassung des Ablaufs.
Schulung der Nutzer und Übergabe der technischen Dokumentation.

Was Fachpartner, Behörden und Sie übernehmen

Die Einrichtung legt das geltende Verfahren, seine Rechtsgrundlage und die erforderlichen Unterlagen fest.
Die Einrichtung besitzt die Genehmigungs- und Entscheidungsbefugnis für jeden Vorgang; das System unterstützt das Verfahren und entscheidet nicht.
Die Einrichtung genehmigt, wie ihren Mitarbeitenden Rollen und Berechtigungen zugewiesen werden.
Antrags- und Vorgangsdaten bleiben Eigentum der Einrichtung und unterliegen ihren Anweisungen.

Anwendungsbeispiel

Beispielszenario

Digitalisierung eines Antrags auf eine Berufszulassung

Eine Behörde nimmt Anträge auf Berufszulassungen in Papierform entgegen; jeder Vorgang durchläuft zwei Sachgebiete, bevor die Leitung unterzeichnet.

Der Antrag und die Anlagen werden über ein elektronisches Formular erfasst.
Automatische Zuweisung an das zuständige Fachsachgebiet.
Prüfung, bei Bedarf mit Anforderung fehlender Unterlagen.
Weiterleitung der Empfehlung an die befugte Person zur Genehmigung oder Ablehnung.
Der Antragsteller wird über das Ergebnis benachrichtigt, und der Vorgang wird archiviert.

Dies ist ein veranschaulichendes Szenario zur Erläuterung der Idee – keine Kundenreferenz und kein bestehendes Projekt.

Ablauf der Zusammenarbeit

Verfahren auswählen
Gemeinsam mit der Einrichtung wählen wir ein vorrangiges Verfahren aus und legen seinen Umfang und seine Kennzahlen zur Erfolgskontrolle fest.
Analyse und Gestaltung
Dokumentation von Schritten und Rollen, Gestaltung der Formulare und des Ablaufs sowie Abstimmung mit den beteiligten Stellen.
Aufbau und Test
Entwicklung oder Konfiguration des Ablaufs und Test mit realen Szenarien aus der Arbeit der Einrichtung.
Pilotbetrieb
Betrieb des Ablaufs in einer Stelle für einen festgelegten Zeitraum und Einholen von Rückmeldungen.
Ausrollen
Ausweitung des Ablaufs auf weitere Stellen oder Übergang zum nächsten Verfahren.

Angestrebte Ergebnisse

Bearbeitungsstand und Verbleib jedes Vorgangs sind jederzeit bekannt.
Einheitliche Anwendung des Verfahrens durch alle Mitarbeitenden und Außenstellen.
Eine dokumentierte Entscheidungshistorie, die die interne Aufsicht unterstützt.
Daten, die der Leitung helfen, Engpässe zu erkennen und die Arbeit besser zu verteilen.

Was wir von Ihnen benötigen

Das geltende Verfahren, die Anweisungen und die aktuellen Formulare.
Eine Liste der Rollen, Berechtigungen und Genehmigungsebenen.
Vertreter der beteiligten Stellen, die an Gestaltung und Test mitwirken.
Eine geeignete Stelle für den Pilotbetrieb.
Eine Entscheidung über den Betriebsort (Hosting) des Systems gemäß den Vorgaben der Einrichtung.

Honorar, Umfang und Zeitplan

Die Kosten hängen von Anzahl und Komplexität der Verfahren, den Genehmigungsebenen, der erforderlichen Anbindung an andere Systeme, dem Hosting und der Zahl der Nutzer ab. In der Regel arbeiten wir in Phasen: eine erste Phase für ein Verfahren mit festgelegtem Umfang, gefolgt von weiteren Phasen, die nach einer Bewertung vereinbart werden, optional mit einer laufenden Support- und Wartungsvereinbarung.

Häufige Fragen

Entscheidet das System anstelle der Mitarbeitenden?

Nein. Das System ordnet den Ablauf des Vorgangs und führt dessen Aufzeichnung; Prüfung und Genehmigung bleiben bei den befugten Personen der Einrichtung.

Was geschieht, wenn sich Anweisungen ändern?

Die Abläufe sind so gestaltet, dass Schritte, Rollen und Formulare angepasst werden können; Änderungen erfolgen auf Entscheidung der Einrichtung.

Können wir ohne Bürgerportal beginnen?

Ja. Die interne Arbeit kann zuerst digitalisiert werden, während Anträge weiterhin in Papierform eingehen; ein Portal kann später ergänzt werden.

Unterstützt das System elektronische Signaturen?

Genehmigungen können im System mit Prüfprotokoll erfasst werden. Eine rechtsverbindliche elektronische Signatur setzt einen rechtlichen Rahmen und einen zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter voraus; darüber entscheidet die Einrichtung.

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