Technologie & digitale Transformation

KI und Automatisierung: praxisnahe Assistenten mit klarer menschlicher Kontrolle

Wir setzen künstliche Intelligenz dort ein, wo sie echte Zeit spart: Assistenten, die Mitarbeitende unterstützen, Dokumentenanalyse und Datenauslesung, Suche im internen Wissen einer Organisation, Chatbots für wiederkehrende Fragen und Automatisierung von Routineschritten. Jede Lösung ist so gestaltet, dass wichtige Entscheidungen bei einer verantwortlichen Person bleiben, Daten geschützt sind und die Grenzen des Systems klar verstanden werden.

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Was wir anbieten

Wir beginnen mit einer einfachen Frage: Welche Aufgabe kostet Ihr Team Zeit und wiederholt sich auf eine Weise, die sich beschreiben lässt? Das kann das Lesen Hunderter Anträge zur Einordnung sein, die Suche nach einer Antwort in verstreuten Handbüchern, die tägliche Beantwortung derselben Fragen oder das Auslesen von Daten aus Rechnungen und gescannten Dokumenten. Wir bewerten jeden Fall nach erwartetem Nutzen, Risiko und Datenqualität und empfehlen KI nur dort, wo sie passt; manchmal ist eine herkömmliche regelbasierte Automatisierung einfacher und zuverlässiger.

Wir entwickeln Lösungen wie einen internen Assistenten, der Fragen von Mitarbeitenden anhand der Dokumente der Organisation beantwortet und die Quelle angibt, eine Dokumentenanalyse, die Felder ausliest, Dokumente einordnet und zusammenfasst, einen arabisch- und englischsprachigen Chatbot für Ihre Website oder Ihre Messaging-Kanäle, der komplexe Fälle an eine Person übergibt, sowie Automatisierungsabläufe, die E-Mail, Formulare und Systeme verbinden. Modelle und Betriebsart – cloudbasiert oder in einer privaten Umgebung – wählen wir nach der Sensibilität der Daten und Ihren Anforderungen.

Wir sprechen offen über die Grenzen von KI: Sie kann Fehler machen, sie kann eine überzeugend klingende, aber falsche Antwort liefern, und ihre Qualität hängt von der Qualität der Daten ab. Deshalb sehen wir eine menschliche Prüfung für jedes Ergebnis vor, das Rechte von Menschen oder amtliche, finanzielle oder medizinische Entscheidungen betrifft, messen die Leistung vor dem Start an realen Beispielen und legen fest, was das System nicht tun darf. Wir verwenden Ihre Daten nicht für Zwecke außerhalb des Projekts und setzen Zugriffskontrollen und Nutzungsprotokolle ein.

Für wen die Leistung geeignet ist

Öffentliche EinrichtungenGroße Mengen an Anträgen, Schriftverkehr und Dokumenten, die schneller sortiert und durchsucht werden sollen, während die Entscheidung beim zuständigen Sachbearbeiter bleibt.
KrankenhäuserWiederkehrende Verwaltungs- und Dokumentationsaufgaben, die sich erleichtern lassen – unter strengen Kontrollen, weil die Daten sensibel sind und klinische Entscheidungen den Ärzten vorbehalten sind.
Unternehmen und KundenserviceWiederkehrende Kundenfragen und umfangreicher Schriftverkehr, bei dem Antworten und Weiterleitung unterstützt werden können.
Verwaltungs- und FinanzteamsRechnungen und Belege, deren Daten manuell erfasst werden und die sich mit Prüfung automatisch auslesen lassen.
Organisationen mit verstreutem WissenHandbücher, Anweisungen und Berichte an vielen Orten, die neue Mitarbeitende nur schwer finden.

Welche Probleme wir bearbeiten

Mitarbeitende verbringen Stunden mit der Suche nach Informationen in verstreuten Dokumenten und Handbüchern.
Manuelle Erfassung von Daten aus Rechnungen, Anträgen und gescannten Formularen mit wiederkehrenden Fehlern.
Dieselben Fragen von Kunden oder Besuchern gehen täglich ein und binden die Zeit des Teams.
Eingehender Schriftverkehr und Anträge werden von Hand eingeordnet und weitergeleitet, was zu Verzögerungen führt.
Die frühere Nutzung allgemeiner KI-Werkzeuge ohne Kontrollen hat Bedenken hinsichtlich Vertraulichkeit und Genauigkeit geweckt.
Es gibt keinen klaren Maßstab, um zu beurteilen, ob ein KI-Werkzeug tatsächlich gut funktioniert.

Aufgaben und Ergebnisse

Bewertung der Anwendungsfälle: Eine priorisierte Liste geeigneter Aufgaben mit geschätztem Nutzen, Risiko und Datenqualität sowie einer klaren Empfehlung für jede.
Interner Wissensassistent: Ein Assistent, der Fragen von Mitarbeitenden anhand freigegebener Dokumente der Organisation beantwortet, die Quelle nennt und die Berechtigungen jedes Nutzers berücksichtigt.
Dokumentenanalyse und Datenauslesung: Auslesen von Feldern, Einordnen und Zusammenfassen von Dokumenten mit einer Prüfansicht, in der Mitarbeitende die Ergebnisse vor der Freigabe korrigieren.
Chatbot: Ein arabisch- und englischsprachiger Chatbot für wiederkehrende Fragen auf Ihrer Website oder in Ihren Messaging-Kanälen, der komplexe Fälle an einen Mitarbeitenden übergibt.
Automatisierungsabläufe: Automatisierung von Routineschritten zwischen E-Mail, Formularen und Systemen mit Hinweisen bei Ausnahmen.
Prüf- und Kontrollrahmen: Schriftliche Regeln dazu, was von Menschen geprüft wird, was das System nicht tun darf, wie die Nutzung protokolliert und wie mit Fehlern umgegangen wird.
Bericht zur Leistungsbewertung: Ergebnisse der Tests der Lösung an realen Beispielen vor dem Start, einschließlich der Stellen, an denen sie versagt hat, und des Umgangs damit.

Klare Zuständigkeiten

Was IAG konkret übernimmt

Aufgaben analysieren und bewerten, ob KI oder herkömmliche Automatisierung besser passt.
Modelle, Werkzeuge und eine der Datensensibilität angemessene Betriebsart auswählen.
Die Lösung entwickeln und an Systeme und freigegebene Dokumente anbinden.
Menschliche Prüfung, Zugriffskontrollen und Nutzungsprotokollierung konzipieren.
Die Leistung an realen Beispielen testen und Ergebnisse sowie Grenzen dokumentieren.
Nutzer schulen und die Leistung nach dem Start überwachen.

Was Fachpartner, Behörden und Sie übernehmen

Der Kunde legt die Aufgaben und die freigegebenen Quelldokumente fest und bestimmt, wer die Ergebnisse prüft und die abschließende Entscheidung trifft.
Rechtliche Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener und sensibler Daten werden vom Rechtsberater des Kunden oder der zuständigen Behörde festgelegt.
Die Nutzung von Modellen externer Anbieter unterliegt deren Bedingungen und Richtlinien, die wir vor dem Einsatz mit dem Kunden prüfen.

Anwendungsbeispiel

Beispielszenario

Ein Assistent, der Fragen von Mitarbeitenden zu internen Richtlinien beantwortet

Eine Organisation hat zahlreiche Verfahrenshandbücher und interne Anweisungen, und Mitarbeitende rufen täglich in der Personalabteilung an, um Fragen zu stellen, deren Antworten bereits in diesen Dokumenten stehen.

Die freigegebenen Dokumente sammeln und für jedes einen Verantwortlichen für die Aktualisierung benennen.
Eine Reihe echter Fragen mit korrekten Antworten zusammenstellen, um den Assistenten zu testen.
Den Assistenten so aufbauen, dass er nur aus den Dokumenten antwortet, die Quelle nennt und es mitteilt, wenn er keine Antwort findet.
Testen, Fehler auswerten und verbessern, bis das vereinbarte Niveau erreicht ist.
Pilotbetrieb mit einer Gruppe von Mitarbeitenden, mit einer Schaltfläche zum Melden falscher Antworten.
Unbeantwortete Fragen regelmäßig auswerten und die Dokumente aktualisieren.

Dies ist ein veranschaulichendes Szenario zur Erläuterung unseres Vorgehens, keine Kundenreferenz.

Ablauf der Zusammenarbeit

Anwendungsfälle ermitteln
Wir sammeln geeignete Aufgaben und bewerten sie mit Ihnen nach Nutzen, Risiko und Datenverfügbarkeit.
Machbarkeitsnachweis
Wir bauen eine kleine Version für einen Fall und testen sie an realen Beispielen, bevor größer investiert wird.
Konzeption und Kontrollen
Wir legen menschliche Prüfung, Berechtigungen, Betriebsart und das fest, was das System nicht tun darf.
Entwicklung und Integration
Wir entwickeln die Lösung, binden sie an Systeme und Dokumente an und erstellen Nutzer- und Prüfoberflächen.
Pilotstart
Wir starten mit einer begrenzten Gruppe, sammeln Rückmeldungen und messen die Leistung.
Überwachung und Verbesserung
Wir prüfen die Qualität regelmäßig und passen die Lösung an, wenn sich Dokumente und Anforderungen ändern.

Angestrebte Ergebnisse

Eingesparte Arbeitszeit bei Suche, Datenerfassung und wiederkehrenden Antworten.
Leichterer Zugang zu internem Wissen mit Quellenangabe.
Wichtige Entscheidungen bleiben bei einer verantwortlichen Person, unterstützt durch automatisierte Vorbereitung.
Ein klares, auf Tests beruhendes Verständnis davon, was die Lösung gut kann und was nicht.
Dokumentierte Kontrollen für Datenschutz und Nutzungsnachverfolgung.

Was wir von Ihnen benötigen

Eine Beschreibung der Zielaufgaben, ihres Umfangs und der heutigen Bearbeitungsweise.
Die freigegebenen Quelldokumente oder Daten, nachdem entschieden wurde, was verwendet werden darf.
Echte oder anonymisierte Beispiele für Tests, ausgetauscht über vereinbarte sichere Kanäle.
Benannte Prüfer für die Ergebnisse und die Person, die die abschließende Entscheidung trifft.
Anforderungen an Datenschutz und Vertraulichkeit sowie den zulässigen Betriebsstandort.
Rückmeldungen der Nutzer während des Pilotbetriebs.

Honorar, Umfang und Zeitplan

Die Kosten hängen von Anzahl und Komplexität der Anwendungsfälle, dem Umfang der Dokumente und Daten, der Betriebsart (Cloud-Dienst oder private Umgebung), den erforderlichen Integrationen sowie dem Umfang von Prüfung und Tests ab. Es können laufende Betriebskosten entstehen, die vom Nutzungsvolumen oder von Servern abhängen. Wir empfehlen, mit einem Machbarkeitsnachweis zu Festpreis und fester Laufzeit für einen Fall zu beginnen, die vollständige Entwicklung nach Vorliegen der Ergebnisse zu bepreisen und einen Vertrag für Überwachung und Verbesserung zu schließen.

Häufige Fragen

Kann man sich ohne Prüfung auf KI-Antworten verlassen?

Nicht bei wichtigen Entscheidungen. KI kann Fehler machen oder eine falsche Antwort mit großer Überzeugung geben. Deshalb sehen wir eine menschliche Prüfung für jedes Ergebnis vor, das Rechte von Menschen oder amtliche, finanzielle oder medizinische Entscheidungen betrifft.

Gelangen unsere Daten an Dritte?

Das hängt von der gewählten Betriebsart ab. Für sensible Daten ist ein Betrieb in einer privaten Umgebung möglich. In jedem Fall erläutern wir Ihnen den Datenweg und die Bedingungen der Anbieter, bevor Sie entscheiden.

Funktioniert das gut auf Arabisch?

Aktuelle Modelle kommen mit Arabisch im Allgemeinen gut zurecht, die Qualität schwankt jedoch je nach Aufgabe, Dialekt und Dokumentart. Deshalb testen wir vor dem Start an Ihren echten Beispielen.

Woran erkennen wir, dass die Lösung wie vorgesehen funktioniert?

Wir vereinbaren vorab einen Testdatensatz und Abnahmekriterien, liefern einen Bericht über Ergebnisse und Fehler und messen auch nach dem Start weiter.

Ist KI für jede Aufgabe geeignet?

Nein. Manche Aufgaben lassen sich mit einfacher regelbasierter Automatisierung zuverlässiger und günstiger lösen, und das sagen wir Ihnen bei der Bewertung.

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