Digitale Verwaltung

Datenmigration und Datenqualität beim Wechsel auf neue Systeme

Ein neues System nützt wenig, wenn unvollständige, doppelte oder widersprüchliche Daten übernommen werden. Wir führen die Datenmigration in dokumentierten Schritten durch: Bestandsaufnahme der Quellen, Bereinigungsregeln, Feldzuordnung zwischen Alt- und Neusystem, wiederholte Testmigrationen und Abgleichberichte, die belegen, was übernommen wurde und was nicht. Vor dem Produktivstart gibt der Dateneigentümer der Einrichtung das Ergebnis frei.

Projektanfrage senden WhatsApp

Was wir anbieten

Die Daten öffentlicher Einrichtungen verteilen sich meist auf Tabellen, Datenbanken von Altsystemen, teilweise erfasste Papierregister und Dateien in verschiedenen Abteilungen. Zunächst erfassen wir diese Quellen und beschreiben Inhalt, Umfang und Qualität: verwendete Felder, leere Werte, Dubletten sowie Unterschiede in der Schreibweise von Namen, Daten und Schlüsseln zwischen den Quellen.

Anschließend legen wir mit den Verantwortlichen schriftliche Bereinigungsregeln fest, etwa wie Datumsformate vereinheitlicht, Dubletten behandelt und unvollständige Datensätze bearbeitet werden, und erstellen ein Zuordnungsdokument, das für jedes Feld des neuen Systems die Herkunft im Altsystem und die angewandte Umwandlung angibt. Wir löschen oder ändern keinen Datensatz eigenmächtig; jede Regel wird von der Einrichtung freigegeben, unklare Fälle gehen an sie zurück.

Danach führen wir eine oder mehrere Testmigrationen in einer Testumgebung durch. Nach jedem Lauf erstellen wir einen Abgleichbericht, der Anzahlen, Summen und Stichproben zwischen Quelle und Ziel vergleicht und abgewiesene Datensätze mit Begründung auflistet. Sind die Punkte geklärt, planen wir die endgültige Migration, das Umstellungsfenster und einen Rückfallplan. Der Produktivbetrieb beginnt erst, wenn der Dateneigentümer den abschließenden Bericht freigegeben hat.

Für wen die Leistung geeignet ist

Einrichtungen, die ein Altsystem ablösenWenn Daten aus vielen Jahren ohne Verlust oder Verfälschung in ein neues System übernommen werden müssen.
Abteilungen mit verstreuten TabellenWenn dieselben Daten in uneinheitlichen Formaten über Dateien und Abteilungen verteilt sind.
Direktionen, die Register ihrer Zweigstellen zusammenführenWenn Datensätze mehrerer Zweigstellen in einer zentralen Datenbank vereinheitlicht werden sollen.
Archivierungs- und DigitalisierungsprojekteWenn eingescannte Dokumente durch Metadaten ergänzt werden, die korrekt und durchsuchbar sein müssen.

Welche Probleme wir bearbeiten

Doppelte Datensätze zur selben Person oder Stelle mit unterschiedlich geschriebenen Namen oder Nummern.
Leere Felder oder unplausible Werte, die niemandem auffielen, weil das Altsystem sie nie geprüft hat.
Fehlende Dokumentation dazu, was Felder und Schlüssel in Altsystemen bedeuten.
Migration in einem Schritt ohne Test, sodass Fehler erst nach dem Produktivstart sichtbar werden.
Kein Nachweis, dass alle Datensätze übernommen wurden, was das Vertrauen in das neue System schwächt.
Unklare Zuständigkeit für die Entscheidung, ob Daten berichtigt oder entfernt werden dürfen.

Aufgaben und Ergebnisse

Verzeichnis der Datenquellen: Liste der Quellen mit Beschreibung von Inhalt, Umfang, Format und zuständiger Stelle.
Bericht zur Datenqualität: Auswertung leerer, doppelter und widersprüchlicher Werte je Quelle mit anschaulichen Beispielen.
Freigegebene Bereinigungsregeln: Dokument, das die Behandlung jeder Art von Mangel festlegt und vom Dateneigentümer freigegeben wird.
Feldzuordnungsdokument: Verknüpft jedes Feld des neuen Systems mit seiner Quelle und der angewandten Umwandlung.
Migrationswerkzeuge: Wiederholbare Skripte und Abläufe, die Extraktion, Umwandlung und Laden bei jedem Lauf gleich ausführen.
Abgleichberichte: Vergleich von Anzahlen, Summen und Stichproben zwischen Quelle und Ziel nach jedem Lauf, mit Liste der abgewiesenen Datensätze und Gründen.
Umstellungs- und Rückfallplan: Zeitpunkt der endgültigen Migration, Einfrieren der Erfassung im Altsystem und Rückfallschritte bei einem schwerwiegenden Problem.
Freigabeprotokoll: Dokumentierte Zustimmung des Dateneigentümers zum Ergebnis der endgültigen Migration vor dem Produktivstart.

Klare Zuständigkeiten

Was IAG konkret übernimmt

Bestandsaufnahme der Quellen, Analyse der Datenqualität und Dokumentation der Ergebnisse.
Vorschlag von Bereinigungsregeln und Erstellung des Feldzuordnungsdokuments.
Entwicklung der Migrationswerkzeuge sowie Durchführung der Testläufe und der endgültigen Migration.
Erstellung der Abgleichberichte und Nachverfolgung abgewiesener Datensätze.
Planung von Umstellung und Rückfall gemeinsam mit dem IT-Team der Einrichtung.

Was Fachpartner, Behörden und Sie übernehmen

Die Einrichtung benennt einen Dateneigentümer, der Bereinigungsregeln und das Ergebnis jeder Phase freigibt.
Die Einrichtung klärt unklare Fälle und entscheidet, welche Datensätze berichtigt oder ausgeschlossen werden.
Die Einrichtung oder der Anbieter des Altsystems stellt den Datenzugang bereit und erläutert die Bedeutung der Felder.
Die Einrichtung legt die Datenschutzregeln fest und bestimmt, wer während der Migration Einsicht in die Daten erhält.

Anwendungsbeispiel

Beispielszenario

Zusammenführung der Register dreier Zweigstellen in ein zentrales System

Eine Einrichtung hat drei Zweigstellen, die ihre Datensätze jeweils in unterschiedlich aufgebauten Tabellen führen, und möchte sie in ein neues zentrales System übernehmen.

Bestandsaufnahme der Tabellen jeder Zweigstelle und Beschreibung der Felder.
Analyse von Dubletten und unterschiedlichen Schreibweisen von Namen und Daten.
Freigabe der Bereinigungsregeln und des Zuordnungsdokuments durch den Dateneigentümer.
Erste Testmigration mit Abgleichbericht und Liste der abgewiesenen Datensätze.
Klärung der offenen Punkte und zweite Testmigration.
Endgültige Migration und Freigabe durch den Dateneigentümer vor dem Produktivstart.

Dies ist ein veranschaulichendes Szenario zur Arbeitsweise, keine Kundenreferenz und kein bestehendes Projekt.

Ablauf der Zusammenarbeit

Bestandsaufnahme und Analyse
Wir erfassen die Datenquellen, analysieren ihre Qualität und dokumentieren die Ergebnisse, ohne Daten zu verändern.
Regeln und Zuordnung
Wir entwerfen Bereinigungsregeln und das Zuordnungsdokument, die der Dateneigentümer freigibt.
Migration entwickeln
Wir entwickeln wiederholbare Migrationswerkzeuge und bereiten die Testumgebung vor.
Testmigrationen
Wir führen einen oder mehrere Testläufe durch und erstellen nach jedem einen Abgleichbericht, bis die Punkte geklärt sind.
Endgültige Migration und Freigabe
Wir migrieren gemäß Umstellungsplan, und der Dateneigentümer gibt das Ergebnis vor dem Produktivstart frei.

Angestrebte Ergebnisse

Daten im neuen System, deren Herkunft und Umwandlungen nachvollziehbar sind.
Ein dokumentierter Nachweis, was übernommen, was abgewiesen wurde und warum.
Weniger Überraschungen nach dem Produktivstart dank vorheriger Testläufe.
Schriftliche Qualitätsregeln, die die Einrichtung auch auf neue Erfassungen anwenden kann.

Was wir von Ihnen benötigen

Einen Dateneigentümer mit der Befugnis, Regeln und Ergebnisse freizugeben.
Zugang zu den Datenquellen oder Kopien davon gemäß den Vorgaben der Einrichtung.
Personen, die die Bedeutung der Felder und Schlüssel in den Altsystemen kennen.
Zeitnahe Entscheidungen zu unklaren Fällen.
Ein Zeitfenster für die endgültige Migration und das Einfrieren der Erfassung im Altsystem.

Honorar, Umfang und Zeitplan

Kosten und Dauer hängen von Anzahl, Umfang und heutiger Qualität der Quellen, der Komplexität der Umwandlungen, der Zahl der Testmigrationen und davon ab, wie schnell die Einrichtung Entscheidungen treffen kann. In der Regel schlagen wir vor, mit einer Bestandsaufnahme und Analyse zum Festpreis zu beginnen und die eigentliche Migration anzubieten, sobald der tatsächliche Umfang der Mängel bekannt ist.

Häufige Fragen

Berichtigen Sie die Daten selbst?

Wir wenden nur die von der Einrichtung freigegebenen Bereinigungsregeln an. Fälle, die keine Regel abdeckt, gehen zur Entscheidung an den Dateneigentümer.

Wie viele Testmigrationen sind nötig?

Das hängt von Qualität und Komplexität der Daten ab. Wir wiederholen die Testläufe, bis der Dateneigentümer den Abgleichbericht annimmt, und vereinbaren die voraussichtliche Anzahl im Angebot.

Was geschieht nach der Migration mit dem Altsystem?

Das entscheidet die Einrichtung. Meist empfehlen wir, es für einen von der Einrichtung festgelegten Zeitraum nur lesend weiterzubetreiben und eine Kopie der Originaldaten aufzubewahren.

Lassen sich Daten aus Papierregistern übernehmen?

Ja, sie müssen jedoch zuvor erfasst oder eingescannt werden. Dies planen wir als eigenes Digitalisierungsprojekt oder als zusätzliche Phase.

Wer darf die Daten während der Migration einsehen?

Nur die von der Einrichtung benannten Personen, nach den von ihr freigegebenen Zugriffs- und Datenschutzregeln.

Diese Leistung anfragen