التحول الرقمي الحكومي

ترحيل البيانات وضمان جودتها عند الانتقال إلى أنظمة جديدة

النظام الجديد لا يفيد إذا انتقلت إليه بيانات ناقصة أو مكررة أو غير متسقة. نتولى ترحيل البيانات بخطوات موثقة: حصر المصادر، ووضع قواعد التنظيف، ومطابقة الحقول بين القديم والجديد، وتجارب ترحيل متكررة، وتقارير مطابقة تثبت ما انتقل وما لم ينتقل، ثم يعتمد مالك البيانات في المؤسسة النتيجة قبل التشغيل.

أرسل طلب مشروع واتساب

ماذا نقدّم

تتوزع بيانات المؤسسات العامة عادة بين جداول إلكترونية، وقواعد بيانات لأنظمة قديمة، وسجلات ورقية سبق إدخال جزء منها، وملفات لدى أقسام مختلفة. نبدأ بحصر هذه المصادر ووصف محتواها وحجمها وجودتها: الحقول المستخدمة، والقيم الفارغة، والتكرارات، واختلاف كتابة الأسماء والتواريخ والرموز بين مصدر وآخر.

ثم نضع مع أصحاب البيانات قواعد تنظيف مكتوبة، مثل كيفية توحيد صيغ التاريخ، ومعالجة السجلات المكررة، وما يُفعل بالسجلات الناقصة، ونعدّ وثيقة مطابقة تبيّن لكل حقل في النظام الجديد مصدره في الأنظمة القديمة وأي تحويل يُطبَّق عليه. ولا نحذف أو نعدّل أي سجل بقرار منفرد؛ كل قاعدة تُعتمد من المؤسسة، والحالات غير الواضحة تُحال إليها.

نجري بعد ذلك ترحيلًا تجريبيًا واحدًا أو أكثر في بيئة اختبار، ونصدر بعد كل تجربة تقرير مطابقة يقارن الأعداد والمجاميع والعينات بين المصدر والهدف، ويسرد السجلات المرفوضة وأسبابها. وبعد معالجة الملاحظات نخطط للترحيل النهائي ووقت التحويل وخطة الرجوع، ولا يبدأ التشغيل الفعلي إلا بعد اعتماد مالك البيانات للتقرير الأخير.

لمن هذه الخدمة

المؤسسات التي تستبدل نظامًا قديمًاعندما يجب نقل سنوات من البيانات إلى نظام جديد دون فقدان أو تشويه.
الإدارات التي تعمل على جداول متفرقةعندما تتوزع البيانات نفسها بين ملفات وأقسام مختلفة بصيغ غير موحدة.
المديريات التي تدمج سجلات فروعهاعندما تحتاج سجلات عدة فروع إلى توحيد في قاعدة بيانات مركزية.
مشاريع الأرشفة والرقمنةعندما تُستكمل الوثائق الممسوحة ببيانات وصفية يجب أن تكون دقيقة وقابلة للبحث.

المشكلات التي نعالجها

سجلات مكررة للشخص أو الجهة نفسها بأسماء أو أرقام مكتوبة بطرق مختلفة.
حقول فارغة أو قيم غير منطقية لم يكتشفها أحد لأن النظام القديم لم يتحقق منها.
غياب توثيق لمعنى الحقول والرموز في الأنظمة القديمة.
ترحيل يتم دفعة واحدة دون تجربة، فتظهر الأخطاء بعد التشغيل.
عدم وجود دليل على أن كل السجلات انتقلت، مما يضعف الثقة في النظام الجديد.
غموض حول من يملك قرار تصحيح البيانات أو حذفها.

المهام والمخرجات

جرد مصادر البيانات: قائمة بالمصادر مع وصف المحتوى والحجم والصيغة والجهة المسؤولة عن كل مصدر.
تقرير جودة البيانات: تحليل للقيم الفارغة والمكررة وغير المتسقة في كل مصدر، مع أمثلة توضيحية.
قواعد التنظيف المعتمدة: وثيقة تحدد كيفية معالجة كل نوع من المشكلات، يعتمدها مالك البيانات.
وثيقة مطابقة الحقول: ربط كل حقل في النظام الجديد بمصدره والتحويل المطبّق عليه.
أدوات وبرامج الترحيل: نصوص وإجراءات قابلة للتكرار تنفذ الاستخراج والتحويل والتحميل بالطريقة نفسها في كل تجربة.
تقارير المطابقة: مقارنة الأعداد والمجاميع والعينات بين المصدر والهدف بعد كل ترحيل، مع قائمة السجلات المرفوضة وأسبابها.
خطة التحويل والرجوع: توقيت الترحيل النهائي، وتجميد الإدخال في النظام القديم، وخطوات الرجوع إذا ظهرت مشكلة جوهرية.
محضر الاعتماد: توثيق موافقة مالك البيانات على نتيجة الترحيل النهائي قبل بدء التشغيل.

توزيع المسؤوليات

ما تتولاه IAG

حصر المصادر وتحليل جودة البيانات وتوثيق النتائج.
اقتراح قواعد التنظيف وإعداد وثيقة مطابقة الحقول.
تطوير أدوات الترحيل وتنفيذ التجارب والترحيل النهائي.
إعداد تقارير المطابقة ومتابعة معالجة السجلات المرفوضة.
تخطيط التحويل والرجوع بالتنسيق مع الفريق التقني في المؤسسة.

ما يتولاه المختصون والشركاء والجهات المعنية

يسمّي مالك البيانات في المؤسسة ويعتمد قواعد التنظيف ونتيجة كل مرحلة.
تحسم المؤسسة الحالات غير الواضحة وتقرر ما يُصحَّح أو يُستبعد من السجلات.
توفر المؤسسة أو مورد النظام القديم الوصول إلى البيانات وتوضيح معاني الحقول.
تحدد المؤسسة قواعد حماية البيانات ومن يحق له الاطلاع عليها خلال الترحيل.

مثال تطبيقي

سيناريو توضيحي

توحيد سجلات ثلاثة فروع في نظام مركزي

مؤسسة لديها ثلاثة فروع يحتفظ كل منها بسجلاته في جداول بصيغ مختلفة، وتريد نقلها إلى نظام مركزي جديد.

جرد الجداول في كل فرع ووصف حقولها.
تحليل التكرارات واختلاف كتابة الأسماء والتواريخ.
اعتماد قواعد التنظيف ووثيقة المطابقة مع مالك البيانات.
ترحيل تجريبي أول وتقرير مطابقة يبيّن السجلات المرفوضة.
معالجة الملاحظات وترحيل تجريبي ثانٍ.
ترحيل نهائي واعتماد مالك البيانات قبل التشغيل.

هذا سيناريو توضيحي يشرح طريقة العمل، وليس مرجعًا لعميل أو مشروع قائم.

مراحل التعاون

الجرد والتحليل
نحصر مصادر البيانات ونحلل جودتها ونوثق ما نجده دون تعديل أي بيانات.
القواعد والمطابقة
نضع قواعد التنظيف ووثيقة المطابقة ويعتمدها مالك البيانات.
تطوير الترحيل
نبني أدوات ترحيل قابلة للتكرار ونجهز بيئة الاختبار.
الترحيل التجريبي
ننفذ تجربة أو أكثر ونصدر تقرير مطابقة بعد كل منها حتى تُعالج الملاحظات.
الترحيل النهائي والاعتماد
ننفذ الترحيل وفق خطة التحويل، ويعتمد مالك البيانات النتيجة قبل التشغيل.

النتائج المستهدفة

بيانات في النظام الجديد يمكن تتبع مصدرها والتحويلات التي طُبّقت عليها.
دليل موثق على ما انتقل وما رُفض ولماذا.
تقليل المفاجآت بعد التشغيل بفضل التجارب المسبقة.
قواعد جودة مكتوبة يمكن للمؤسسة الاستمرار في تطبيقها على الإدخال الجديد.

ما نحتاجه منكم

تسمية مالك للبيانات بصلاحية اعتماد القواعد والنتائج.
الوصول إلى مصادر البيانات أو نسخ منها وفق تعليمات المؤسسة.
أشخاص يعرفون معاني الحقول والرموز في الأنظمة القديمة.
قرارات في الوقت المناسب بشأن الحالات غير الواضحة.
تحديد نافذة زمنية للترحيل النهائي وتجميد الإدخال في النظام القديم.

أساس التكلفة والجدول الزمني

تعتمد التكلفة والمدة على عدد المصادر وحجمها وجودتها الحالية، وتعقيد التحويلات المطلوبة، وعدد تجارب الترحيل، وسرعة اعتماد القرارات من جهة المؤسسة. نقترح عادة البدء بمرحلة جرد وتحليل بسعر ثابت، ثم تقديم عرض للترحيل نفسه بعد معرفة حجم المشكلات الفعلي.

أسئلة شائعة

هل تصححون البيانات بأنفسكم؟

نطبق قواعد التنظيف التي تعتمدها المؤسسة فقط. أي حالة غير مغطاة بقاعدة تُحال إلى مالك البيانات ليقرر.

كم مرة نحتاج إلى ترحيل تجريبي؟

يعتمد ذلك على جودة البيانات وتعقيدها. نكرر التجربة حتى يقبل مالك البيانات تقرير المطابقة، ونتفق على العدد المتوقع في العرض.

ماذا يحدث للنظام القديم بعد الترحيل؟

تقرر المؤسسة ذلك. نوصي عادة بإبقائه للقراءة فقط لفترة تحددها المؤسسة، مع الاحتفاظ بنسخة من البيانات الأصلية.

هل يمكن ترحيل بيانات من سجلات ورقية؟

نعم، لكن ذلك يتطلب إدخالًا أو مسحًا ضوئيًا مسبقًا، ونخطط له كمشروع رقمنة مستقل أو مرحلة إضافية.

من يحق له الاطلاع على البيانات أثناء الترحيل؟

فقط الأشخاص الذين تحددهم المؤسسة، ووفق قواعد الوصول وحماية البيانات التي تعتمدها.

اطلب هذه الخدمة