التحول الرقمي الحكومي

الملفات الإلكترونية والأرشيف وإدارة المراسلات الصادرة والواردة

نساعد المؤسسات على الانتقال من سجلات الصادر والوارد الورقية والأرشيف المتراكم إلى نظام إلكتروني منظم: تسجيل المراسلات وإحالتها ومتابعتها، وملفات إلكترونية مصنفة، وبحث يصل إلى الوثيقة المطلوبة خلال لحظات. ونخطط لأرشفة الوثائق القديمة على مراحل وفق أولويات المؤسسة.

أرسل طلب مشروع واتساب

ماذا نقدّم

يبدأ العمل بفهم طريقة إدارة المراسلات والملفات لدى المؤسسة: كيف تُرقّم الكتب الصادرة والواردة، ومن يحيلها، وكيف تُصنف الملفات، وما مدد الحفظ المعتمدة، ومن يحق له الاطلاع على كل نوع من الوثائق. ثم نصمم نظامًا يعكس هذا التنظيم بدل أن يفرض تصنيفًا جاهزًا.

يشمل النظام سجلًا إلكترونيًا للصادر والوارد بترقيم آلي، وإحالة الكتب ومتابعة الرد عليها، وملفات إلكترونية مرتبطة بالمعاملات، وبحثًا بالحقول والنص، وصلاحيات اطلاع حسب الدور، وسجل تدقيق. أما الأرشيف الورقي القائم فنضع له خطة مسح ضوئي وفهرسة على مراحل، تبدأ بالوثائق الأكثر استخدامًا.

يمكن ربط النظام بمسارات الموافقات بحيث تُحفظ كل معاملة منجزة مع وثائقها تلقائيًا في الملف الصحيح.

لمن هذه الخدمة

دواوين الوزارات والمؤسساتلإدارة الكتب الصادرة والواردة وإحالتها ومتابعتها.
الإدارات ذات الأرشيف الكبيرعندما يصعب الوصول إلى وثائق قديمة يُرجع إليها باستمرار.
وحدات الشؤون القانونية والإداريةلحفظ الملفات والقرارات والعقود بتصنيف وصلاحيات واضحة.
المؤسسات متعددة الفروعلتبادل المراسلات بين المركز والفروع ومتابعتها.

المشكلات التي نعالجها

سجلات صادر ووارد ورقية يصعب البحث فيها أو معرفة ما تم الرد عليه.
وثائق تُفقد أو تتلف أو تُنسخ مرات عديدة دون ضبط.
وقت طويل للعثور على كتاب أو قرار قديم.
صعوبة ضبط من يحق له الاطلاع على الوثائق الحساسة.
تراكم أرشيف ورقي يشغل مساحات كبيرة دون فهرسة.

المهام والمخرجات

خطة التصنيف والحفظ: هيكل تصنيف الملفات وأنواع الوثائق والبيانات الوصفية ومدد الحفظ وفق تعليمات المؤسسة.
سجل الصادر والوارد الإلكتروني: تسجيل وترقيم آلي وإحالة ومتابعة الرد وتنبيهات للكتب المتأخرة.
نظام الملفات الإلكترونية: ملفات مرتبطة بالموضوع أو الجهة أو المعاملة مع إصدارات الوثائق.
البحث والصلاحيات: بحث بالحقول والنص وصلاحيات اطلاع وتعديل حسب الدور والتصنيف.
خطة أرشفة الوثائق القديمة: منهجية المسح الضوئي والفهرسة وضبط الجودة على مراحل حسب الأولوية.
سجل التدقيق: تسجيل الاطلاع والتعديل والإحالة لكل وثيقة.

توزيع المسؤوليات

ما تتولاه IAG

دراسة طريقة إدارة المراسلات والملفات الحالية.
تصميم هيكل التصنيف والبيانات الوصفية بالتعاون مع المؤسسة.
تطوير النظام أو تهيئته واختباره.
إعداد خطة أرشفة الوثائق القديمة وتنظيم تنفيذها وضبط جودتها.
تدريب موظفي الديوان والمستخدمين.

ما يتولاه المختصون والشركاء والجهات المعنية

تعتمد المؤسسة قواعد التصنيف ودرجات السرية ومدد الحفظ وفق الأنظمة النافذة لديها.
تقرر المؤسسة الوثائق التي تُؤرشف وأولوياتها ومن يحق له الاطلاع عليها.
تحدد المؤسسة الحجية القانونية للنسخ الإلكترونية وفق الإطار القانوني المعمول به.
تبقى جميع الوثائق والبيانات ملكًا للمؤسسة.

مثال تطبيقي

سيناريو توضيحي

تنظيم ديوان مديرية

ديوان يسجل مئات الكتب يدويًا ويجد صعوبة في معرفة الكتب التي لم يُرد عليها.

تسجيل الكتاب الوارد ومسحه ضوئيًا وإعطاؤه رقمًا آليًا.
إحالته إلى القسم المختص مع مهلة للرد.
تنبيه آلي عند اقتراب المهلة أو تجاوزها.
ربط الكتاب الصادر بالوارد الأصلي.
حفظ المراسلات في ملف الموضوع مع إمكانية البحث.

هذا سيناريو توضيحي يشرح طريقة العمل، وليس مرجعًا لعميل أو مشروع قائم.

مراحل التعاون

الدراسة
مراجعة السجلات والتصنيف الحالي وأنواع الوثائق وحجم الأرشيف.
التصميم
اعتماد هيكل التصنيف والصلاحيات ومسار الصادر والوارد مع المؤسسة.
البناء والاختبار
تهيئة النظام واختباره مع موظفي الديوان والأقسام.
التشغيل
البدء بالمراسلات الجديدة أولًا ثم إدخال الأرشيف القديم على مراحل.
المتابعة
مراجعة الاستخدام وضبط التصنيف والصلاحيات حسب الحاجة.

النتائج المستهدفة

وصول أسرع إلى الكتب والملفات والقرارات.
متابعة واضحة للمراسلات التي تنتظر ردًا.
ضبط أفضل للاطلاع على الوثائق الحساسة.
تقليل الاعتماد على الأرشيف الورقي في العمل اليومي.

ما نحتاجه منكم

نماذج من سجلات الصادر والوارد وطريقة الترقيم المعتمدة.
التعليمات الداخلية للتصنيف ودرجات السرية ومدد الحفظ.
تقدير لحجم الأرشيف الورقي وأولوياته.
تسمية مسؤول عن الديوان أو الأرشيف للتنسيق.
مكان عمل مناسب لأعمال المسح الضوئي داخل المؤسسة عند الحاجة.

أساس التكلفة والجدول الزمني

تعتمد التكلفة على عدد المستخدمين والوحدات، وتعقيد التصنيف والصلاحيات، والتكامل مع أنظمة أخرى، وحجم الأرشيف القديم المطلوب رقمنته وحالته. نفصل عادة بين مرحلة النظام ومرحلة أرشفة الوثائق القديمة، ويُسعَّر كل منهما بنطاق واضح.

أسئلة شائعة

هل يجب أرشفة كل الوثائق القديمة دفعة واحدة؟

لا. نوصي بالبدء بالمراسلات الجديدة ثم أرشفة القديم حسب الأولوية والاستخدام.

هل تخرج الوثائق من المؤسسة أثناء المسح الضوئي؟

يمكن تنفيذ المسح داخل مقر المؤسسة، ويُتخذ القرار وفق سياساتها وحساسية الوثائق.

هل للنسخة الإلكترونية حجية الأصل؟

يتحدد ذلك وفق الإطار القانوني المعمول به وقرار المؤسسة، والنظام يدعم حفظ الوثائق وتتبعها.

هل يمكن البحث داخل نص الوثائق الممسوحة؟

يمكن ذلك باستخدام التعرف الضوئي على النصوص، مع مراعاة أن دقته تتأثر بجودة الأصل واللغة والخط.

اطلب هذه الخدمة