Digitale Verwaltung

Elektronische Akten, Archive und Registratur für Posteingang und Postausgang

Wir unterstützen Einrichtungen beim Übergang von Posteingangs- und Postausgangsbüchern in Papierform und wachsenden Archiven zu einem geordneten elektronischen System: Erfassung, Weiterleitung und Nachverfolgung des Schriftverkehrs, klassifizierte elektronische Akten und eine Suche, die das richtige Dokument in wenigen Augenblicken findet. Die Digitalisierung älterer Bestände wird schrittweise nach den Prioritäten der Einrichtung geplant.

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Was wir anbieten

Zunächst verstehen wir, wie die Einrichtung Schriftverkehr und Akten verwaltet: wie ein- und ausgehende Schreiben nummeriert werden, wer sie weiterleitet, wie Akten klassifiziert werden, welche Aufbewahrungsfristen gelten und wer auf welche Dokumentart zugreifen darf. Danach gestalten wir ein System, das diese Struktur abbildet, statt eine fertige aufzuzwingen.

Das System umfasst eine elektronische Registratur für Posteingang und Postausgang mit automatischer Nummerierung, Weiterleitung von Schreiben und Nachverfolgung von Antworten, mit Vorgängen verknüpfte elektronische Akten, Feld- und Volltextsuche, rollenbasierten Zugriff und ein Prüfprotokoll. Für bestehende Papierarchive erstellen wir einen schrittweisen Plan zum Scannen und Indexieren, beginnend mit den am häufigsten genutzten Dokumenten.

Das System kann mit Genehmigungsabläufen verbunden werden, sodass jeder abgeschlossene Vorgang automatisch mit seinen Dokumenten in der richtigen Akte abgelegt wird.

Für wen die Leistung geeignet ist

Registraturen von Ministerien und EinrichtungenZur Verwaltung ein- und ausgehender Schreiben, ihrer Weiterleitung und Nachverfolgung.
Abteilungen mit umfangreichen ArchivenWenn ältere Dokumente, auf die regelmäßig zurückgegriffen wird, schwer zugänglich sind.
Rechts- und VerwaltungsstellenUm Akten, Beschlüsse und Verträge mit klarer Klassifizierung und klaren Berechtigungen zu führen.
Einrichtungen mit mehreren AußenstellenZum Austausch und zur Nachverfolgung des Schriftverkehrs zwischen Zentrale und Außenstellen.

Welche Probleme wir bearbeiten

Schwer durchsuchbare Papierbücher ohne klaren Überblick darüber, was bereits beantwortet wurde.
Dokumente, die verloren gehen, beschädigt oder ohne Kontrolle mehrfach kopiert werden.
Lange Suche nach einem alten Schreiben oder Beschluss.
Schwierigkeiten zu kontrollieren, wer auf vertrauliche Dokumente zugreifen darf.
Wachsende, nicht indexierte Papierarchive, die viel Platz beanspruchen.

Aufgaben und Ergebnisse

Aktenplan und Aufbewahrungskonzept: Aktenstruktur, Dokumentarten, Metadaten und Aufbewahrungsfristen gemäß den Anweisungen der Einrichtung.
Elektronische Registratur für den Schriftverkehr: Erfassung, automatische Nummerierung, Weiterleitung, Nachverfolgung von Antworten und Hinweise auf überfällige Schreiben.
Elektronisches Aktensystem: Akten, die mit einem Sachgebiet, einer Partei oder einem Vorgang verknüpft sind, mit Dokumentversionen.
Suche und Berechtigungen: Feld- und Volltextsuche mit Lese- und Bearbeitungsrechten nach Rolle und Klassifizierung.
Digitalisierungsplan für Altbestände: Ein schrittweises Vorgehen für Scannen, Indexieren und Qualitätskontrolle nach Priorität.
Prüfprotokoll: Protokollierung von Zugriffen, Änderungen und Weiterleitungen für jedes Dokument.

Klare Zuständigkeiten

Was IAG konkret übernimmt

Untersuchung der aktuellen Verwaltung von Schriftverkehr und Akten.
Gestaltung der Klassifizierungsstruktur und der Metadaten gemeinsam mit der Einrichtung.
Entwicklung oder Konfiguration des Systems und dessen Test.
Erstellung des Digitalisierungsplans für Altbestände, Organisation der Umsetzung und Qualitätsprüfung.
Schulung der Registraturmitarbeitenden und der Nutzer.

Was Fachpartner, Behörden und Sie übernehmen

Die Einrichtung legt Klassifizierungsregeln, Vertraulichkeitsstufen und Aufbewahrungsfristen gemäß den für sie geltenden Vorschriften fest.
Die Einrichtung entscheidet, welche Dokumente in welcher Reihenfolge digitalisiert werden und wer darauf zugreifen darf.
Die Einrichtung bestimmt die rechtliche Gültigkeit elektronischer Kopien nach dem geltenden rechtlichen Rahmen.
Alle Dokumente und Daten bleiben Eigentum der Einrichtung.

Anwendungsbeispiel

Beispielszenario

Neuordnung der Registratur einer Direktion

Eine Registratur erfasst Hunderte Schreiben von Hand und kann nur mit Mühe feststellen, welche noch nicht beantwortet wurden.

Das eingehende Schreiben wird erfasst, gescannt und erhält eine automatische Nummer.
Es wird mit einer Antwortfrist an das zuständige Sachgebiet weitergeleitet.
Bei nahender oder überschrittener Frist wird automatisch ein Hinweis versandt.
Die ausgehende Antwort wird mit dem ursprünglichen eingehenden Schreiben verknüpft.
Der Schriftverkehr wird in der Sachakte abgelegt und ist durchsuchbar.

Dies ist ein veranschaulichendes Szenario, das unsere Arbeitsweise beschreibt – keine Kundenreferenz und kein bestehendes Projekt.

Ablauf der Zusammenarbeit

Bestandsaufnahme
Sichtung der Bücher, der aktuellen Klassifizierung, der Dokumentarten und des Archivumfangs.
Gestaltung
Abstimmung von Klassifizierungsstruktur, Berechtigungen und Ablauf des Schriftverkehrs mit der Einrichtung.
Aufbau und Test
Konfiguration des Systems und Test mit Mitarbeitenden der Registratur und der Sachgebiete.
Inbetriebnahme
Zunächst Start mit dem neuen Schriftverkehr, danach schrittweise Übernahme des Altarchivs.
Begleitung
Überprüfung der Nutzung und bei Bedarf Verfeinerung von Klassifizierung und Berechtigungen.

Angestrebte Ergebnisse

Schnellerer Zugriff auf Schreiben, Akten und Beschlüsse.
Klare Nachverfolgung von Schriftverkehr, der auf eine Antwort wartet.
Bessere Kontrolle des Zugriffs auf vertrauliche Dokumente.
Geringere Abhängigkeit vom Papierarchiv in der täglichen Arbeit.

Was wir von Ihnen benötigen

Muster der Posteingangs- und Postausgangsbücher und die verwendete Nummerierungsmethode.
Interne Anweisungen zu Klassifizierung, Vertraulichkeitsstufen und Aufbewahrungsfristen.
Eine Schätzung des Umfangs des Papierarchivs und seiner Prioritäten.
Eine verantwortliche Person aus Registratur oder Archiv als Ansprechpartner.
Bei Bedarf ein geeigneter Arbeitsplatz zum Scannen in den Räumen der Einrichtung.

Honorar, Umfang und Zeitplan

Die Kosten hängen von der Zahl der Nutzer und Stellen, der Komplexität von Klassifizierung und Berechtigungen, der Anbindung an andere Systeme sowie von Umfang und Zustand des zu digitalisierenden Altarchivs ab. In der Regel trennen wir die Systemphase von der Phase der Altbestandsdigitalisierung und kalkulieren jede mit einem klar abgegrenzten Umfang.

Häufige Fragen

Müssen alle alten Dokumente auf einmal digitalisiert werden?

Nein. Wir empfehlen, mit dem neuen Schriftverkehr zu beginnen und ältere Bestände nach Priorität und Nutzung zu digitalisieren.

Verlassen Dokumente beim Scannen die Einrichtung?

Das Scannen kann in den Räumen der Einrichtung erfolgen; die Entscheidung richtet sich nach ihren Vorgaben und der Vertraulichkeit der Dokumente.

Hat eine elektronische Kopie dieselbe Gültigkeit wie das Original?

Das hängt vom geltenden rechtlichen Rahmen und von der Entscheidung der Einrichtung ab; das System unterstützt die Speicherung und Nachverfolgung von Dokumenten.

Können wir in gescannten Dokumenten suchen?

Ja, mithilfe optischer Zeichenerkennung (OCR), wobei die Genauigkeit von der Qualität des Originals, der Sprache und der Schrift abhängt.

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