Digitale Verwaltung

Interne Verwaltungssysteme: Personal, Beschaffung, Lager und Anlagevermögen

Wir entwickeln oder konfigurieren Systeme, die die interne Verwaltung öffentlicher Einrichtungen unterstützen: Personalakten, Urlaub und Anwesenheit; Beschaffungsanträge und ihre Genehmigungsstufen; Lager und Ausgabe; sowie Verzeichnisse für Anlagevermögen und persönlich zugewiesene Gegenstände. Jedes Modul wird anhand der für die Einrichtung geltenden finanziellen und verwaltungsrechtlichen Regeln gestaltet.

Projektanfrage senden WhatsApp

Was wir anbieten

Die interne Verwaltung im öffentlichen Sektor folgt bestimmten Regeln für Einstellungen, Urlaub, Beschaffung, Ausgabe und Inventur. Deshalb dokumentieren wir zunächst diese Regeln und die festgelegten Formulare und entscheiden dann, was zuerst digitalisiert wird: ein einheitliches Personalverzeichnis, die Nachverfolgung von Beschaffungsanträgen oder ein Verzeichnis des Anlagevermögens.

Die Module können einzeln oder gemeinsam eingeführt werden: Personalakten, Urlaub und Anwesenheit; Beschaffungsanträge mit Genehmigungsstufen und Nachverfolgung der Lieferung; Lager mit Eingängen, Ausgaben und Beständen; sowie Anlagevermögen mit Kennzeichnung, Zuweisung an verantwortliche Personen und Wartung. IAG-Produkte wie IAG HR und IAG ERP können eingesetzt werden, wo sie passen, oder es werden individuelle Lösungen entwickelt, wo die Verfahren abweichen.

Wir erbringen keine offizielle Rechts- oder Buchhaltungsberatung; die finanziellen und verwaltungsrechtlichen Regeln bleiben in der Verantwortung der Einrichtung und ihrer Aufsichtsstellen. Unsere Aufgabe ist es, sie in ein nutzbares, nachvollziehbares System umzusetzen.

Für wen die Leistung geeignet ist

Direktionen für Verwaltung und PersonalUm Personalakten, Urlaub und Anwesenheit zu vereinheitlichen.
Beschaffungs- und VertragsstellenUm Beschaffungsanträge, Genehmigungsstufen und Lieferungen nachzuverfolgen.
Lager und LagerverantwortlicheUm Eingänge, Ausgaben, Bestände und Inventuren zu kontrollieren.
Oberste Leitung und interne KontrolleUm verlässliche Berichte über Ressourcen und Anlagevermögen zu erhalten.

Welche Probleme wir bearbeiten

Verstreute Personalakten in Papierform und Schwierigkeiten bei der Erstellung von Berichten.
Beschaffungsanträge, bei denen schwer festzustellen ist, in welcher Phase sie sich befinden oder warum sie sich verzögern.
Lagerbestände, die nicht mit der Wirklichkeit übereinstimmen, und langwierige Inventuren.
Nicht gekennzeichnete Gegenstände und Geräte ohne klaren Standort oder verantwortliche Person.
Mehrere Kopien von Tabellen, die zu widersprüchlichen Zahlen führen.

Aufgaben und Ergebnisse

Modul Personalakten: Personalakten, Organigramm, Urlaub und Anwesenheit gemäß den Anweisungen der Einrichtung.
Modul Beschaffungsanträge: Einreichen von Anträgen, Genehmigung auf festgelegten Ebenen sowie Nachverfolgung von Lieferung und Empfang.
Modul Lager: Artikel, Eingänge, Ausgaben, Bestände und Inventurberichte.
Verzeichnis für Anlagevermögen und zugewiesene Gegenstände: Kennzeichnung der Gegenstände, Zuweisung an Mitarbeitende und Standorte sowie Erfassung von Wartung und Umsetzungen.
Datenübernahme: Übernahme der Daten aus aktuellen Tabellen oder Verzeichnissen nach Bereinigung und Prüfung.
Berichte für die Leitung: Regelmäßige Berichte zu Personal, Beschaffung, Lagerbestand und Anlagevermögen.

Klare Zuständigkeiten

Was IAG konkret übernimmt

Dokumentation der Verwaltungsverfahren und der festgelegten Formulare.
Gestaltung und Konfiguration oder Entwicklung der Module.
Bereinigung und Übernahme vorhandener Daten in Abstimmung mit der Einrichtung.
Test mit den Nutzern und Schulung.
Technischer Support und Anpassungen nach der Inbetriebnahme.

Was Fachpartner, Behörden und Sie übernehmen

Die Einrichtung legt die finanziellen und verwaltungsrechtlichen Regeln und Berechtigungen fest, die das System abbilden muss.
Die Einrichtung trifft die Entscheidungen über Einstellungen, Urlaub, Beschaffung und Ausgabe; das System erfasst sie und verfolgt sie nach.
Die Einrichtung prüft die übernommenen Daten und bestätigt ihre Richtigkeit.
Personal- und Ressourcendaten bleiben Eigentum der Einrichtung und unterliegen ihren Datenschutz- und Zugriffsvorgaben.

Anwendungsbeispiel

Beispielszenario

Nachverfolgung von Beschaffungsanträgen und Inventarisierung des Anlagevermögens

Eine Einrichtung verfolgt Beschaffungsanträge über Schriftverkehr in Papierform und hat kein aktuelles Verzeichnis der an Mitarbeitende ausgegebenen Geräte.

Die anfordernde Stelle erfasst den Beschaffungsantrag elektronisch.
Er wird auf den in den Anweisungen der Einrichtung festgelegten Ebenen genehmigt.
Der Empfang wird erfasst, und die Artikel werden im Lager eingebucht.
Die Geräte werden gekennzeichnet und als Gegenstände des empfangenden Mitarbeitenden registriert.
Ein monatlicher Bericht listet offene Anträge und das Anlagevermögen nach Standort auf.

Dies ist ein veranschaulichendes Szenario zur Erläuterung der Idee – keine Kundenreferenz und kein bestehendes Projekt.

Ablauf der Zusammenarbeit

Priorität festlegen
Auswahl des dringendsten Moduls als Ausgangspunkt und Festlegung seines Umfangs.
Regeln dokumentieren
Zusammenstellung der festgelegten Anweisungen, Formulare und Berechtigungen.
Konfigurieren oder entwickeln
Einrichtung des Moduls gemäß den Regeln und Abstimmung mit den Nutzern.
Daten übernehmen
Bereinigung und Übertragung vorhandener Daten, von der Einrichtung freigegeben.
Inbetriebnahme und Support
Schrittweise Inbetriebnahme, Schulung, Begleitung und Anpassungen.

Angestrebte Ergebnisse

Eine einzige Quelle für Verwaltungsdaten statt mehrerer Tabellen.
Klarere Nachverfolgung von Beschaffungsanträgen und ihren Phasen.
Besserer Überblick über Lagerbestand und Anlagevermögen, ihren Standort und die verantwortlichen Personen.
Schnellere Berichte für Leitung und interne Kontrolle.

Was wir von Ihnen benötigen

Verwaltungs- und Finanzanweisungen und die verwendeten Formulare.
Organigramm und Zuständigkeitsebenen.
Aktuelle Daten zu Personal, Artikeln oder Anlagevermögen in dem jeweils verfügbaren Format.
Eine Ansprechperson aus jeder beteiligten Stelle für Gestaltung und Test.
Eine Entscheidung über den Betriebsort (Hosting) des Systems.

Honorar, Umfang und Zeitplan

Die Kosten hängen von den benötigten Modulen, der Zahl der Nutzer und Standorte, Umfang und Zustand der zu übernehmenden Daten, der Anbindung an andere Systeme sowie davon ab, ob ein bestehendes Produkt konfiguriert oder eine individuelle Lösung entwickelt wird. Wir arbeiten in Phasen je Modul, optional mit einer laufenden Support-Vereinbarung.

Häufige Fragen

Müssen alle Module gemeinsam eingeführt werden?

Nein. Sie können mit einem Modul beginnen und weitere später ergänzen und verbinden.

Umfasst das System Gehaltsabrechnung und Buchhaltung?

Das kann je nach Bedarf geprüft werden; die finanziellen und buchhalterischen Regeln bleiben dabei in der Verantwortung der Einrichtung und ihrer Fachleute.

Setzen Sie IAG-Produkte oder Individualentwicklung ein?

Das entscheiden wir nach Prüfung der Verfahren: IAG HR oder IAG ERP, wo sie passen, Individualentwicklung, wo sie nötig ist.

Was geschieht mit den Daten in unseren aktuellen Excel-Tabellen?

Wir bereinigen und übernehmen sie in Abstimmung mit Ihnen, und die Einrichtung prüft und genehmigt das Ergebnis vor der Inbetriebnahme.

Diese Leistung anfragen