IAG ERP
IAG ERP – Einkauf, Lager und Geschäftsprozesse
Von der Bedarfsanforderung bis zum Lagerbestand in einem Ablauf
- Übersicht
- Bedarfsanforderungen
- Bestellungen
- Lager
- Artikel
| Anforderungs-Nr. | Abteilung | Lieferant | Status |
|---|---|---|---|
| PR-001 | Instandhaltung | Lieferant A | Wartet auf Genehmigung |
| PR-002 | Labor | Lieferant B | Genehmigt |
| PR-003 | Verwaltung | Lieferant C | Eingegangen |
| PR-004 | Küche | Lieferant A | Wartet auf Genehmigung |
Zweck
IAG ERP soll Einkauf und Lagerhaltung in einem nachvollziehbaren Ablauf verbinden: interne Bedarfsanforderung, Genehmigung, Bestellung beim Lieferanten, Wareneingang im Lager, Bestandsaktualisierung und Ausgabe von Material an die Abteilungen. Die Leitung sieht, was vorhanden ist, was benötigt wird und wer jeden Schritt genehmigt hat, statt sich auf getrennte Bücher je Lager oder Abteilung zu verlassen.
- Handels- und ProduktionsunternehmenDie ein oder mehrere Lager betreiben und regelmäßig bei mehreren Lieferanten einkaufen.
- Krankenhäuser und öffentliche EinrichtungenDie einen dokumentierten Genehmigungsweg für Einkäufe und die Materialausgabe an Abteilungen benötigen.
- Import- und VertriebsunternehmenDie eingehende Sendungen und Artikelbestände über mehrere Standorte verfolgen.
Typischer Ablauf: Aus einer Bedarfsanforderung wird ein Wareneingang
- AbteilungsleiterBedarfsanforderung
Die Abteilung erfasst benötigte Artikel und Mengen und reicht die Anforderung ein.
- GeschäftsleitungGenehmigung
Je nach Betrag und internen Regeln wird die Anforderung genehmigt oder abgelehnt.
- EinkäuferAngebote und Bestellung
Der Einkauf würde Lieferantenangebote vergleichen und eine Bestellung an den ausgewählten Lieferanten auslösen.
- LagerverwalterWareneingang
Bei Lieferung prüft das Lager die Mengen gegen die Bestellung und bucht den Eingang; Abweichungen werden vermerkt.
- SystemBestandsaktualisierung
Der Bestand im betreffenden Lager würde aktualisiert und die Bewegung protokolliert.
- EinkäuferVorgang abschließen
Die Bestellung wird abgeschlossen; Belege wie Lieferschein und Rechnung werden für die Buchhaltung angehängt.
Mögliche Anwendung, nur zur Veranschaulichung. Schritte und Bildschirme sind Gestaltungsentwürfe; der tatsächliche Ablauf wird je Projekt festgelegt.
Geplante Funktionen
- Artikelkatalog Geplant
- Artikelgruppen, Einheiten, Artikelnummern und Spezifikationen.
- Lieferantenverzeichnis Geplant
- Lieferantendaten, frühere Bestellungen und Leistungsvermerke.
- Einkaufsprozess Geplant
- Anforderung, Genehmigung, Bestellung, Wareneingang, mit einem Nachweis für jede Stufe.
- Mehrere Lager Geplant
- Bestände je Lager und Umlagerungen zwischen Lagern.
- Lagerbewegungen Geplant
- Zugänge, Abgänge und Korrekturen mit Angabe eines Grundes für jede Bewegung.
- Inventur Geplant
- Regelmäßige oder Stichprobenzählungen mit Abgleich von Ist- und Buchbestand.
- Betriebsberichte Geplant
- Verbrauchs- und Einkaufsberichte nach Abteilung, Lieferant und Zeitraum.
- Integrationsschnittstellen Geplant
- Mögliche Anbindung an Buchhaltung oder bestehende Systeme über im Projekt festgelegte Programmierschnittstellen (APIs).
Geplante Rollen und Berechtigungen
| Einkäufer | Lagerverwalter | Abteilungsleiter | Geschäftsleitung | |
|---|---|---|---|---|
| Bedarfsanforderungen anlegen | Ja | — | Abteilung | Ja |
| Bedarfsanforderungen genehmigen | — | — | — | Freigabe |
| Bestellungen auslösen | Ja | — | — | — |
| Wareneingänge buchen | — | Ja | — | — |
| Lagerbestände einsehen | Ja | Ja | Abteilung | Ja |
| Lieferanten verwalten | Ja | — | — | Ja |
| Kostenauswertungen einsehen | — | — | Abteilung | Ja |
- EinkäuferWandelt genehmigte Anforderungen in Bestellungen um und betreut die Lieferanten.
- LagerverwalterErfasst Zugänge, Ausgaben und Umlagerungen und führt Inventuren durch.
- AbteilungsleiterReicht Bedarfsanforderungen ein und genehmigt die Anforderungen des Teams.
- GeschäftsleitungGenehmigt Einkäufe oberhalb festgelegter Grenzen und prüft die Berichte.
Betriebsmodelle
IAG ERP kann in einem von drei Modellen betrieben werden: als verwaltete Cloud, als private, der Organisation vorbehaltene Cloud oder als lokale Installation (On-Premises) im eigenen Rechenzentrum der Organisation. Die Wahl wird je Projekt anhand der Datenschutzanforderungen, der vorhandenen Infrastruktur, der Netzanbindung und der internen Richtlinien getroffen und im Einführungsplan dokumentiert.
Das Betriebsmodell (verwaltete Cloud, eigene private Umgebung oder Installation im eigenen Rechenzentrum) wird je Projekt entschieden.
Einführung und Schulung
Den aktuellen Einkaufs- und Lagerprozess sowie die Genehmigungsgrenzen dokumentieren
Artikelkatalog, Lager und Lieferanten einrichten
Anfangsbestände nach einer Referenzinventur erfassen
Pilotbetrieb mit einem Lager und einer festgelegten Artikelauswahl
Benutzer schulen und den Umfang schrittweise erweitern
Wartung und Support
- Technischer Support über ein Ticketsystem
- Unterstützung bei individuellen Berichten im vereinbarten Umfang
- Aktualisierungen und Wartung nach einem vereinbarten Plan
Datenübernahme
Artikellisten, Lieferantendaten und Anfangsbestände aus Excel, Papierbüchern oder Altsystemen würden gemeinsam mit der Organisation zusammengeführt: Artikelnummern und Einheiten vereinheitlicht, Dubletten entfernt und Anfangsbestände bei Bedarf durch eine Inventur bestätigt. Der Import würde an einer Stichprobe getestet und erst nach Freigabe übernommen.
Schulung
- Schulung für den Einkauf zu Anforderungen, Angeboten und Bestellungen
- Schulung für das Lager zu Wareneingang, Umbuchungen und Inventur
- Einführung für Abteilungsleiter und Geschäftsleitung in Genehmigungen und Auswertungen
- Administratorschulung zu Artikelstammdaten, Lagern und Berechtigungen
Häufige Fragen
Umfasst IAG ERP eine vollständige Buchhaltung?
Das Konzept konzentriert sich auf Einkauf, Lagerhaltung und betriebliche Abläufe. Eine Anbindung an ein bestehendes Buchhaltungssystem wird im Rahmen des Projektumfangs besprochen.
Können Artikeldaten aus einem Altsystem übernommen werden?
In der Regel ja, nach Prüfung und Bereinigung der Daten; dies wird im Migrationsplan festgelegt.
Unterstützt es mehrere Niederlassungen?
Das Konzept ist für mehrere Lager und Standorte ausgelegt und wird an die Struktur der Organisation angepasst.
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