IAG ERP
IAG ERP – المشتريات والمستودعات والعمليات التشغيلية
من طلب الشراء إلى رصيد المستودع في مسار واحد
- لوحة التحكم
- طلبات الشراء
- أوامر الشراء
- المستودعات
- الأصناف
| رقم الطلب | القسم | المورد | الحالة |
|---|---|---|---|
| PR-001 | الصيانة | مورد أ | بانتظار الاعتماد |
| PR-002 | المختبر | مورد ب | معتمد |
| PR-003 | الإدارة | مورد ج | تم الاستلام |
| PR-004 | المطبخ | مورد أ | بانتظار الاعتماد |
الغرض من النظام
يهدف IAG ERP إلى ربط المشتريات والمستودعات في مسار واحد قابل للتتبع: طلب شراء داخلي، فاعتماد، فأمر شراء للمورد، فاستلام في المستودع، فتحديث رصيد المخزون، فصرف المواد للأقسام. يساعد ذلك الإدارة على معرفة ما هو متوفر وما هو مطلوب ومن اعتمد كل خطوة، بدل الاعتماد على دفاتر منفصلة لكل مستودع أو قسم.
- الشركات التجارية والصناعيةالتي تدير مستودعًا أو أكثر وتشتري بانتظام من موردين متعددين.
- المستشفيات والمؤسسات العامةالتي تحتاج إلى مسار اعتماد موثّق للمشتريات وصرف المواد للأقسام.
- شركات الاستيراد والتوزيعالتي تتابع الشحنات الواردة وأرصدة الأصناف في مواقع مختلفة.
سير عمل نموذجي: طلب شراء يتحول إلى استلام بضاعة
- رئيس القسمطلب الشراء
يسجّل القسم الأصناف والكميات المطلوبة ويرسل الطلب.
- الإدارةالاعتماد
يُعتمد الطلب أو يُرفض بحسب المبلغ وقواعد الجهة الداخلية.
- مسؤول المشترياتالعروض وأمر الشراء
يقارن قسم المشتريات عروض الموردين ويصدر أمر شراء للمورد المختار.
- أمين المستودعاستلام البضاعة
عند التوريد يطابق المستودع الكميات مع أمر الشراء ويسجّل الاستلام، وتُدوَّن الفروقات.
- النظامتحديث المخزون
يُحدَّث رصيد المستودع المعني وتُسجَّل الحركة.
- مسؤول المشترياتإغلاق العملية
يُغلق أمر الشراء وتُرفق المستندات كإشعار التسليم والفاتورة لقسم المحاسبة.
تطبيق محتمل للتوضيح فقط. الخطوات والشاشات مسودات تصميم، ويُحدَّد المسار الفعلي لكل مشروع على حدة.
الوظائف المخطط لها
- دليل الأصناف مخطط
- تصنيف الأصناف والوحدات والرموز والمواصفات.
- سجل الموردين مخطط
- بيانات الموردين وأوامر الشراء السابقة وملاحظات الأداء.
- دورة الشراء مخطط
- طلب، اعتماد، أمر شراء، استلام، مع سجل لكل مرحلة.
- مستودعات متعددة مخطط
- أرصدة لكل مستودع وتحويلات بين المستودعات.
- حركات المخزون مخطط
- إدخال وإخراج وتسويات مع سبب كل حركة.
- الجرد مخطط
- جرد دوري أو مفاجئ ومقارنة الرصيد الفعلي بالدفتري.
- تقارير تشغيلية مخطط
- تقارير الاستهلاك والمشتريات حسب القسم والمورد والفترة.
- واجهات ربط مخطط
- إمكانية الربط مع أنظمة المحاسبة أو الأنظمة القائمة عبر واجهات برمجية تُحدَّد في المشروع.
الأدوار والصلاحيات المخطط لها
| مسؤول المشتريات | أمين المستودع | رئيس القسم | الإدارة | |
|---|---|---|---|---|
| إنشاء طلبات الشراء | نعم | — | قسمه | نعم |
| اعتماد طلبات الشراء | — | — | — | اعتماد |
| إصدار أوامر الشراء | نعم | — | — | — |
| تسجيل استلام البضاعة | — | نعم | — | — |
| الاطلاع على أرصدة المخزون | نعم | نعم | قسمه | نعم |
| إدارة الموردين | نعم | — | — | نعم |
| الاطلاع على تقارير التكاليف | — | — | قسمه | نعم |
- مسؤول المشترياتيحوّل الطلبات المعتمدة إلى أوامر شراء ويتابع الموردين.
- أمين المستودعيسجّل الاستلام والصرف والتحويلات ويجري الجرد.
- رئيس القسميرفع طلبات الشراء ويعتمد طلبات فريقه.
- الإدارةتعتمد المشتريات فوق حدود معينة وتتابع التقارير.
نماذج التشغيل
يمكن تشغيل IAG ERP وفق أحد ثلاثة نماذج: سحابة مُدارة، أو سحابة خاصة مخصّصة للجهة، أو تثبيت داخل مركز بيانات الجهة نفسها. يُتّخذ القرار لكل مشروع على حدة بحسب متطلبات حماية البيانات والبنية التحتية المتوفرة والاتصال بالإنترنت وسياسات الجهة، ويُوثَّق في خطة التطبيق.
يُقرَّر نموذج التشغيل (سحابة مُدارة، أو بيئة خاصة مخصّصة، أو تثبيت داخل مركز بيانات الجهة) لكل مشروع على حدة.
الإطلاق والتدريب
توثيق دورة الشراء والمستودعات الحالية وحدود الاعتماد
إعداد دليل الأصناف والمستودعات والموردين
إدخال الأرصدة الافتتاحية بعد جرد مرجعي
تشغيل تجريبي على مستودع واحد ومجموعة أصناف محددة
تدريب المستخدمين وتوسيع النطاق تدريجيًا
الصيانة والدعم
- دعم فني عبر نظام تذاكر
- مساعدة في إعداد التقارير المخصّصة ضمن النطاق المتفق عليه
- تحديثات وصيانة وفق خطة متفق عليها
نقل البيانات
تُوحَّد قوائم الأصناف وبيانات الموردين وأرصدة المخزون الافتتاحية الموجودة في Excel أو الدفاتر الورقية أو الأنظمة السابقة بالتعاون مع الجهة: توحيد رموز الأصناف ووحدات القياس، وإزالة التكرار، وتأكيد الأرصدة الافتتاحية بجرد فعلي عند الحاجة. يُختبر الاستيراد على عينة ولا يُعتمد إلا بعد الموافقة.
التدريب
- تدريب موظفي المشتريات على الطلبات والعروض وأوامر الشراء
- تدريب موظفي المستودع على الاستلام والتحويلات والجرد
- تعريف رؤساء الأقسام والإدارة بالاعتمادات والتقارير
- تدريب مدير النظام على بيانات الأصناف والمستودعات والصلاحيات
أسئلة شائعة
هل يشمل IAG ERP المحاسبة الكاملة؟
يركّز المفهوم على المشتريات والمستودعات والعمليات. الربط مع نظام محاسبي قائم يُبحث في نطاق المشروع.
هل يمكن نقل بيانات الأصناف من نظام قديم؟
نعم عادةً، بعد مراجعة جودة البيانات وتنظيفها، ويُحدَّد ذلك في خطة الترحيل.
هل يدعم عدة فروع؟
صُمّم المفهوم لدعم عدة مستودعات ومواقع، ويُضبط حسب هيكل الجهة.
اطلب هذه الخدمة
هل تريد مناقشة هذا النظام لجهتك؟
اكتبوا لنا وصفًا مختصرًا؛ الخدمة محددة مسبقًا في النموذج.
نرد عادةً خلال يوم عمل.