التحول الرقمي الحكومي

رقمنة الإجراءات الإدارية والموافقات والتراخيص

نحوّل المعاملات التي تنتقل اليوم ورقيًا بين المكاتب إلى مسارات عمل رقمية: يُسجَّل الطلب، ويُحال إلى الجهة المختصة، ويُدرس ويُعتمد أو يُعاد، وتبقى حالته معروفة في كل لحظة. ونصمم كل مسار وفق إجراءات المؤسسة وتسلسل صلاحياتها، لا وفق قالب عام.

أرسل طلب مشروع واتساب

ماذا نقدّم

يختلف إجراء منح ترخيص عن إجراء صرف مستحقات أو الموافقة على إجازة. لذلك نبدأ بتوثيق الإجراء كما هو معتمد لدى المؤسسة: من يقدم الطلب، وما الوثائق المطلوبة، ومن يدرسه، ومن يملك صلاحية الموافقة، ومتى يُعاد للاستكمال. ثم نصمم مسارًا رقميًا يعكس هذه القواعد ويمكن تعديله عند تغير التعليمات.

يشمل العمل النماذج الإلكترونية، وقواعد الإحالة، والصلاحيات حسب الدور، والإشعارات، وسجل التدقيق الذي يحفظ من فعل ماذا ومتى، ولوحات متابعة تُظهر المعاملات المتأخرة وأعباء العمل. ويمكن ربط المسار لاحقًا ببوابة للمواطنين أو بنظام الأرشيف والمراسلات.

نوصي بالبدء بإجراء واحد كثير التكرار، وتشغيله تجريبيًا في وحدة واحدة، ثم التوسع بعد قياس النتائج وجمع ملاحظات الموظفين.

لمن هذه الخدمة

الجهات المانحة للتراخيص والتصاريحلتنظيم دراسة الطلبات وتوزيعها وتتبع مراحلها.
الإدارات ذات الموافقات المتعددةعندما تمر المعاملة على عدة مستويات قبل اعتمادها.
المديريات ذات الفروعلتوحيد طريقة معالجة الإجراء نفسه بين الفروع.
وحدات الرقابة والتدقيق الداخليللحصول على سجل واضح لمراحل المعاملة والقرارات المتخذة.

المشكلات التي نعالجها

معاملات تضيع أو تتأخر أثناء انتقالها بين المكاتب دون أن يعرف أحد مكانها.
مراجعون يضطرون للحضور مرارًا للاستفسار عن حالة طلباتهم.
اختلاف تطبيق الإجراء نفسه بين موظف وآخر أو بين فرع وآخر.
صعوبة معرفة أعباء العمل والمعاملات المتأخرة لدى الإدارة.
غياب سجل موثق لمن درس الطلب ومن وافق عليه ومتى.

المهام والمخرجات

توثيق الإجراء المستهدف: وصف مفصل للخطوات والوثائق والصلاحيات وحالات الإعادة كما تعتمدها المؤسسة.
نماذج إلكترونية: نماذج طلبات بحقول وتحقق من البيانات ومرفقات حسب متطلبات الإجراء.
مسار العمل والإحالة: قواعد توجيه الطلب إلى الوحدة المختصة ومستويات الموافقة وفق الأدوار.
تتبع الحالة والإشعارات: حالات واضحة للطلب وإشعارات للموظفين ومقدمي الطلبات عند كل تغيير.
سجل التدقيق: تسجيل كل إجراء على المعاملة مع المستخدم والوقت، لدعم الرقابة والمساءلة.
لوحة متابعة للإدارة: عرض المعاملات حسب الحالة والوحدة والمدة لتحديد الاختناقات.

توزيع المسؤوليات

ما تتولاه IAG

تحليل الإجراء وتوثيقه مع الوحدات المعنية.
تصميم النماذج ومسارات العمل والصلاحيات.
تطوير النظام أو تهيئته واختباره مع المستخدمين.
إدارة التشغيل التجريبي وجمع الملاحظات وتعديل المسار.
تدريب المستخدمين وتسليم الوثائق الفنية.

ما يتولاه المختصون والشركاء والجهات المعنية

تحدد المؤسسة الإجراء المعتمد والسند القانوني له والوثائق المطلوبة.
تملك المؤسسة صلاحيات الموافقة والقرار في كل معاملة؛ النظام يدعم الإجراء ولا يتخذ القرار.
تعتمد المؤسسة توزيع الأدوار والصلاحيات على موظفيها.
تبقى بيانات الطلبات والمعاملات ملكًا للمؤسسة وتخضع لتعليماتها.

مثال تطبيقي

سيناريو توضيحي

رقمنة طلب ترخيص مهني

جهة تستقبل طلبات تراخيص مهنية ورقيًا، وتمر كل معاملة على قسمين قبل توقيع المدير.

تسجيل الطلب ومرفقاته عبر نموذج إلكتروني.
إحالة تلقائية إلى القسم الفني المختص.
دراسة الطلب وطلب استكمال النواقص عند الحاجة.
رفع التوصية إلى صاحب الصلاحية للموافقة أو الرفض.
إشعار مقدم الطلب بالنتيجة وحفظ المعاملة في الأرشيف.

هذا سيناريو توضيحي لشرح الفكرة، وليس مرجعًا لعميل أو مشروع قائم.

مراحل التعاون

اختيار الإجراء
نختار مع المؤسسة إجراءً ذا أولوية ونحدد نطاقه ومؤشرات متابعته.
التحليل والتصميم
توثيق الخطوات والأدوار وتصميم النماذج والمسار، ثم مراجعته مع الوحدات المعنية.
البناء والاختبار
تطوير المسار أو تهيئته واختباره بسيناريوهات حقيقية من عمل المؤسسة.
التشغيل التجريبي
تشغيل المسار في وحدة واحدة لفترة محددة وجمع الملاحظات.
التوسع
تعميم المسار على الوحدات الأخرى أو الانتقال إلى إجراء جديد.

النتائج المستهدفة

معرفة حالة كل معاملة ومكانها في أي وقت.
تطبيق موحد للإجراء بين الموظفين والفروع.
سجل موثق للقرارات يدعم الرقابة الداخلية.
بيانات تساعد الإدارة على رصد الاختناقات وتحسين توزيع العمل.

ما نحتاجه منكم

الإجراء المعتمد والتعليمات والنماذج الحالية.
قائمة الأدوار والصلاحيات ومستويات الموافقة.
ممثلون من الوحدات المعنية للمشاركة في التصميم والاختبار.
وحدة مناسبة للتشغيل التجريبي.
قرار بشأن مكان استضافة النظام وفق سياسة المؤسسة.

أساس التكلفة والجدول الزمني

تعتمد التكلفة على عدد الإجراءات وتعقيدها، وعدد مستويات الموافقة، والتكامل المطلوب مع أنظمة أخرى، ومكان الاستضافة وعدد المستخدمين. نعمل عادة على مراحل: مرحلة أولى لإجراء واحد بنطاق محدد، ثم مراحل لاحقة يُتفق عليها بعد التقييم، مع إمكانية عقد دعم وصيانة مستمر.

أسئلة شائعة

هل يتخذ النظام القرار بدلًا من الموظف؟

لا. النظام ينظم مسار المعاملة ويحفظ سجلها، أما الدراسة والموافقة فتبقى لأصحاب الصلاحية في المؤسسة.

ماذا يحدث إذا تغيرت التعليمات؟

نصمم المسار بحيث يمكن تعديل الخطوات والأدوار والنماذج، ويتم التعديل بقرار من المؤسسة.

هل يمكن البدء دون بوابة للمواطنين؟

نعم. يمكن رقمنة العمل الداخلي أولًا مع استمرار استقبال الطلبات ورقيًا، ثم إضافة البوابة لاحقًا.

هل يدعم النظام التوقيع الإلكتروني؟

يمكن تسجيل الموافقة داخل النظام مع سجل تدقيق، أما التوقيع الإلكتروني ذو الحجية القانونية فيتطلب إطارًا قانونيًا ومزود خدمة مرخصًا وتقرره المؤسسة.

اطلب هذه الخدمة