التحول الرقمي الحكومي
إدخال الأنظمة والتدريب والدعم المستمر للمؤسسات العامة
نجاح أي نظام يعتمد على استخدامه الفعلي. ننظم إدخال الأنظمة الجديدة على مراحل، وندرب الموظفين حسب أدوارهم بلغة واضحة، ونوفر أدلة استخدام ودعمًا فنيًا بعد التشغيل، ونبني تدريجيًا قدرة الفريق الداخلي على إدارة النظام.
ماذا نقدّم
نخطط للإدخال مع المؤسسة: أي وحدة تبدأ، ومتى يتوقف العمل الورقي، وكيف تُعالج المعاملات القائمة أثناء الانتقال، ومن يدعم المستخدمين في الأيام الأولى. ونعتمد على مستخدمين رئيسيين من داخل كل وحدة يتلقون تدريبًا أعمق ويصبحون مرجعًا لزملائهم.
يكون التدريب عمليًا وحسب الدور: موظف الاستقبال يتعلم تسجيل الطلبات، والمختص يتعلم الدراسة والإحالة، وصاحب الصلاحية يتعلم الاعتماد والمتابعة، ومدير النظام يتعلم إدارة المستخدمين والإعدادات. ونوفر أدلة مختصرة ومواد مرئية باللغة العربية.
بعد التشغيل نقدم دعمًا فنيًا وفق اتفاق واضح لمستويات الاستجابة، ونجمع الملاحظات بانتظام ونحولها إلى تحسينات مخططة، ونوثق المعرفة حتى لا تبقى مرتبطة بأشخاص محددين.
لمن هذه الخدمة
- المؤسسات التي تطلق نظامًا جديدًالتنظيم الانتقال وتقليل الاضطراب في العمل اليومي.
- المؤسسات ذات أنظمة غير مستخدمة بالكامللإعادة تدريب المستخدمين ومعالجة أسباب ضعف الاستخدام.
- الإدارات التقنيةلبناء قدرة داخلية على إدارة الأنظمة ودعم المستخدمين.
- المؤسسات متعددة الفروعلتوحيد التدريب وطريقة الاستخدام بين الفروع.
المشكلات التي نعالجها
- أنظمة اشتُريت أو طُوّرت ثم عاد الموظفون إلى الورق.
- تدريب عام قصير لا يناسب مهام كل دور.
- غياب جهة واضحة لدعم المستخدمين بعد التشغيل.
- اعتماد المعرفة بالنظام على شخص أو اثنين فقط.
- ملاحظات المستخدمين لا تُجمع ولا تتحول إلى تحسينات.
المهام والمخرجات
- خطة الإدخال
- مراحل التشغيل والوحدات والتواريخ المقترحة وطريقة التعامل مع المعاملات أثناء الانتقال.
- برنامج تدريب حسب الدور
- جلسات عملية لكل فئة مستخدمين مع تمارين على حالات من عمل المؤسسة.
- تأهيل المستخدمين الرئيسيين
- تدريب أعمق لموظفين مختارين ليكونوا مرجعًا داخل وحداتهم.
- أدلة ومواد تدريبية
- أدلة مختصرة ومواد مرئية باللغة العربية لكل دور.
- دعم فني بعد التشغيل
- استقبال البلاغات ومعالجتها وفق مستويات استجابة متفق عليها.
- مراجعات دورية
- جمع الملاحظات ومؤشرات الاستخدام واقتراح التحسينات.
توزيع المسؤوليات
ما تتولاه IAG
- إعداد خطة الإدخال بالتنسيق مع المؤسسة.
- تصميم برنامج التدريب والمواد وتنفيذ الجلسات.
- مرافقة المستخدمين في فترة التشغيل الأولى.
- تقديم الدعم الفني وفق الاتفاق.
- نقل المعرفة إلى الفريق التقني والمستخدمين الرئيسيين.
ما يتولاه المختصون والشركاء والجهات المعنية
- تقرر المؤسسة مراحل التشغيل وموعد إيقاف العمل الورقي وتصدر التعليمات الداخلية اللازمة.
- تتيح المؤسسة وقت الموظفين للتدريب وتسمّي المستخدمين الرئيسيين.
- تعتمد المؤسسة أي تعديل على الإجراءات أو الصلاحيات ينتج عن الملاحظات.
- تحدد المؤسسة من يملك صلاحية إدارة النظام ومن يتواصل مع الدعم.
مثال تطبيقي
سيناريو توضيحي
إدخال نظام مراسلات في ثلاث مديريات
مؤسسة قررت اعتماد نظام إلكتروني للصادر والوارد في المركز وفرعين.
- تدريب الديوان المركزي والمستخدمين الرئيسيين أولًا.
- تشغيل المركز لفترة محددة مع مرافقة يومية.
- تعديل الإعدادات بناءً على الملاحظات.
- تدريب الفرعين وتشغيلهما تباعًا.
- مراجعة بعد التشغيل وتسليم الأدلة للفريق الداخلي.
هذا سيناريو توضيحي يشرح طريقة العمل، وليس مرجعًا لعميل أو مشروع قائم.
مراحل التعاون
التخطيط
تحديد المراحل والوحدات والمستخدمين الرئيسيين والجدول الزمني مع المؤسسة.
إعداد المواد
تجهيز الأدلة والتمارين والبيئة التدريبية.
التدريب
جلسات عملية حسب الدور قبل التشغيل مباشرة.
التشغيل المرافق
دعم مكثف في الأيام الأولى ومعالجة سريعة للمشكلات.
الدعم والتحسين
دعم مستمر ومراجعات دورية وتحسينات مخططة.
النتائج المستهدفة
- استخدام فعلي للنظام في العمل اليومي.
- انتقال منظم يقلل اضطراب الخدمات.
- قدرة داخلية على دعم المستخدمين وإدارة النظام.
- تحسينات مستمرة مبنية على ملاحظات المستخدمين.
ما نحتاجه منكم
- قرار إداري بخطة الإدخال ومواعيدها.
- قائمة المستخدمين وأدوارهم ووحداتهم.
- تسمية مستخدمين رئيسيين ومسؤول عن النظام.
- قاعات أو أماكن مناسبة للتدريب وأجهزة متاحة.
- قناة داخلية لتلقي ملاحظات المستخدمين.
أساس التكلفة والجدول الزمني
تعتمد التكلفة على عدد المستخدمين والوحدات والمواقع، وعدد جلسات التدريب، والحاجة إلى مواد مرئية، ومدة المرافقة بعد التشغيل، ومستوى الدعم المطلوب. يمكن تسعير الإدخال والتدريب بنطاق ثابت، والدعم المستمر باتفاق دوري.
أسئلة شائعة
هل تدربون على أنظمة لم تطوروها؟
يمكن ذلك بعد دراسة النظام وتوفر وصول مناسب إليه وإلى توثيقه.
هل التدريب حضوري أم عن بعد؟
كلاهما ممكن، ونفضل الحضوري للجلسات الأولى والعملية، مع مواد عن بعد للمراجعة.
ما مدة الدعم بعد التشغيل؟
تُحدد في الاتفاق حسب حجم النظام واحتياجات المؤسسة، ويمكن تمديدها.
كيف نتجنب الاعتماد الدائم عليكم؟
من خلال تأهيل المستخدمين الرئيسيين والفريق التقني وتسليم التوثيق والأدلة.
اطلب هذه الخدمة
إدخال الأنظمة والتدريب والدعم المستمر للمؤسسات العامة
اكتبوا لنا وصفًا مختصرًا؛ الخدمة محددة مسبقًا في النموذج.
نرد عادةً خلال يوم عمل.