التحول الرقمي الحكومي

أنظمة الإدارة الداخلية: الموارد البشرية والمشتريات والمستودعات والأصول

نبني أو نهيئ أنظمة تدعم العمل الإداري الداخلي في المؤسسات العامة: ملفات الموظفين والإجازات والحضور، وطلبات الشراء ومراحل اعتمادها، والمستودعات والصرف، وسجل الأصول والعهد. ونصمم كل وحدة وفق الأنظمة والتعليمات المالية والإدارية المعمول بها لدى المؤسسة.

أرسل طلب مشروع واتساب

ماذا نقدّم

تخضع الإدارة الداخلية في القطاع العام لقواعد محددة في التعيين والإجازات والشراء والصرف والجرد. لذلك نبدأ بتوثيق هذه القواعد والنماذج المعتمدة، ثم نحدد ما يمكن رقمنته أولًا: قد تكون البداية سجلًا موحدًا للموظفين، أو تتبع طلبات الشراء، أو جردًا للأصول.

يمكن تنفيذ الوحدات بشكل مستقل أو مترابط: شؤون الموظفين والإجازات والحضور، وطلبات الشراء ومراحل الموافقة ومتابعة التوريد، والمستودعات بالإدخال والصرف والأرصدة، والأصول بالترميز والتوزيع على العهد والصيانة. ويمكن الاستفادة من منتجات IAG مثل IAG HR وIAG ERP عند ملاءمتها، أو تطوير حلول خاصة عند اختلاف الإجراءات.

لا نقدم استشارات قانونية أو محاسبية رسمية؛ تبقى القواعد المالية والإدارية مسؤولية المؤسسة وجهاتها الرقابية، ويقتصر دورنا على تحويلها إلى نظام قابل للاستخدام والمتابعة.

لمن هذه الخدمة

مديريات الشؤون الإدارية والموارد البشريةلتوحيد ملفات الموظفين والإجازات والحضور.
وحدات المشتريات والعقودلتتبع طلبات الشراء ومراحل اعتمادها والتوريد.
المستودعات وأمناء العهدلضبط الإدخال والصرف والأرصدة والجرد.
الإدارة العليا والرقابة الداخليةللحصول على تقارير موثوقة عن الموارد والأصول.

المشكلات التي نعالجها

ملفات موظفين ورقية متفرقة وصعوبة إعداد التقارير عنها.
طلبات شراء يصعب معرفة مرحلتها أو سبب تأخرها.
أرصدة مستودعات غير مطابقة للواقع وجرد يستغرق وقتًا طويلًا.
أصول وأجهزة غير مرمزة ولا يُعرف مكانها أو المسؤول عنها.
جداول بيانات متعددة النسخ تؤدي إلى أرقام متضاربة.

المهام والمخرجات

وحدة شؤون الموظفين: ملفات الموظفين والهيكل التنظيمي والإجازات والحضور وفق تعليمات المؤسسة.
وحدة طلبات الشراء: تقديم الطلب واعتماده على المستويات المحددة ومتابعة التوريد والاستلام.
وحدة المستودعات: مواد وأصناف وإدخال وصرف وأرصدة وتقارير جرد.
سجل الأصول والعهد: ترميز الأصول وتوزيعها على الموظفين والمواقع وتسجيل الصيانة والنقل.
ترحيل البيانات: نقل البيانات من الجداول أو السجلات الحالية بعد تنظيفها والتحقق منها.
تقارير الإدارة: تقارير دورية عن الموظفين والمشتريات والمخزون والأصول.

توزيع المسؤوليات

ما تتولاه IAG

توثيق الإجراءات الإدارية والنماذج المعتمدة.
تصميم الوحدات وتهيئتها أو تطويرها.
تنظيف البيانات الحالية وترحيلها بالتنسيق مع المؤسسة.
الاختبار مع المستخدمين والتدريب.
الدعم الفني والتعديلات بعد التشغيل.

ما يتولاه المختصون والشركاء والجهات المعنية

تحدد المؤسسة الأنظمة المالية والإدارية والصلاحيات التي يجب أن يعكسها النظام.
تتخذ المؤسسة قرارات التعيين والإجازات والشراء والصرف؛ النظام يوثقها ويتابعها.
تراجع المؤسسة البيانات المرحَّلة وتعتمد صحتها.
تبقى بيانات الموظفين والموارد ملكًا للمؤسسة وتخضع لسياساتها في الخصوصية والاطلاع.

مثال تطبيقي

سيناريو توضيحي

تتبع طلبات الشراء وجرد الأصول

مؤسسة تتابع طلبات الشراء بالمراسلات الورقية ولا تملك سجلًا محدثًا للأجهزة الموزعة على الموظفين.

تسجيل طلب الشراء إلكترونيًا من الوحدة الطالبة.
اعتماده على المستويات المحددة في تعليمات المؤسسة.
تسجيل الاستلام وإدخال المواد إلى المستودع.
ترميز الأجهزة وتسجيلها كعهدة على الموظف المستلم.
تقرير شهري عن الطلبات المعلقة والأصول حسب الموقع.

هذا سيناريو توضيحي لشرح الفكرة، وليس مرجعًا لعميل أو مشروع قائم.

مراحل التعاون

تحديد الأولوية
اختيار الوحدة الأكثر إلحاحًا كبداية وتحديد نطاقها.
توثيق القواعد
جمع التعليمات والنماذج والصلاحيات المعتمدة.
التهيئة أو التطوير
إعداد الوحدة وفق القواعد ومراجعتها مع المستخدمين.
ترحيل البيانات
تنظيف البيانات الحالية ونقلها واعتمادها من المؤسسة.
التشغيل والدعم
تشغيل تدريجي وتدريب ومتابعة وتعديلات.

النتائج المستهدفة

مصدر واحد للبيانات الإدارية بدل جداول متعددة.
متابعة أوضح لطلبات الشراء ومراحلها.
معرفة أفضل بالمخزون والأصول ومكانها والمسؤول عنها.
تقارير أسرع للإدارة والرقابة الداخلية.

ما نحتاجه منكم

التعليمات الإدارية والمالية والنماذج المستخدمة.
الهيكل التنظيمي ومستويات الصلاحية.
البيانات الحالية للموظفين أو المواد أو الأصول بصيغتها المتوفرة.
مسؤول من كل وحدة معنية للتصميم والاختبار.
قرار بشأن مكان استضافة النظام.

أساس التكلفة والجدول الزمني

تعتمد التكلفة على عدد الوحدات المطلوبة، وعدد المستخدمين والمواقع، وحجم البيانات المطلوب ترحيلها وحالتها، والتكامل مع أنظمة أخرى، وما إذا كان الحل تهيئة لمنتج قائم أو تطويرًا خاصًا. نعمل على مراحل لكل وحدة، مع خيار عقد دعم مستمر.

أسئلة شائعة

هل يجب تنفيذ كل الوحدات معًا؟

لا. يمكن البدء بوحدة واحدة ثم إضافة الوحدات الأخرى وربطها لاحقًا.

هل يشمل النظام الرواتب والمحاسبة؟

يمكن دراسة ذلك حسب الحاجة، مع بقاء القواعد المالية والمحاسبية مسؤولية المؤسسة ومختصيها.

هل تستخدمون منتجات IAG أم تطوير خاص؟

نختار بعد دراسة الإجراءات: نستخدم IAG HR أو IAG ERP عند ملاءمتهما، ونطور حلًا خاصًا عند الحاجة.

ماذا عن البيانات في جداول Excel الحالية؟

ننظفها ونرحلها بالتنسيق معكم، وتراجع المؤسسة النتيجة وتعتمدها قبل التشغيل.

اطلب هذه الخدمة