IAG HR
IAG HR – Personal-, Anwesenheits- und Urlaubsverwaltung
Personalakten, Anwesenheit und Urlaub an einem Ort
- Übersicht
- Mitarbeiter
- Anwesenheit
- Urlaub
- Berichte
| Mitarbeiter | Abteilung | Urlaubsart | Status |
|---|---|---|---|
| Mitarbeiter A | Finanzen | Jahresurlaub | Offen |
| Mitarbeiter B | Einkauf | Krankheit | Genehmigt |
| Mitarbeiter C | IT | Jahresurlaub | Offen |
| Mitarbeiter D | Empfang | Unbezahlt | Abgelehnt |
Zweck
IAG HR soll die tägliche Arbeit von Personalabteilungen von Papierlisten und verstreuten Dateien in ein einheitliches System überführen: eine Akte für jeden Mitarbeiter, die Erfassung der Anwesenheit, ein klarer Ablauf für Beantragung und Genehmigung von Urlaub sowie ein digitales Archiv der Mitarbeiterdokumente. Das Konzept richtet sich an Unternehmen, öffentliche Einrichtungen und Krankenhäuser, die genaue Berechtigungen und ein Änderungsprotokoll für jede Änderung benötigen.
- Mittlere und große UnternehmenDie Dutzende oder Hunderte Mitarbeiter verwalten und einen einheitlichen Datenbestand statt vieler Tabellen benötigen.
- Öffentliche Einrichtungen und MinisterienDie mehrstufige Genehmigungswege und die Dokumentation jeder Verwaltungsentscheidung benötigen.
- Krankenhäuser und medizinische ZentrenIn denen sich Schichten und Bereitschaftsdienste überschneiden und die Anwesenheit täglich genau erfasst werden muss.
Typischer Ablauf: Ein Mitarbeiter beantragt Urlaub
- MitarbeiterAntrag stellen
Im geplanten Mitarbeiterportal wählt der Mitarbeiter Urlaubsart und Zeitraum; vor dem Absenden würde der Resturlaub angezeigt.
- SystemAutomatische Prüfung
Das System würde den Resturlaub und Überschneidungen mit anderen Abwesenheiten im Team prüfen, nach den Regeln, die die Organisation festlegt.
- Direkte FührungskraftEntscheiden
Die Führungskraft genehmigt oder lehnt den Antrag mit Kommentar ab; der Mitarbeiter würde benachrichtigt.
- PersonalsachbearbeiterAbschließende Prüfung
Die Personalabteilung bestätigt die Entscheidung, wo die Organisation dies vorsieht, und das Urlaubskonto wird aktualisiert.
- MitarbeiterBestätigung
Der Mitarbeiter sieht die Entscheidung und den aktualisierten Resturlaub; der Urlaub erscheint im Teamkalender und in der Anwesenheitsübersicht.
Mögliche Anwendung, nur zur Veranschaulichung. Schritte und Bildschirme sind Gestaltungsentwürfe; der tatsächliche Ablauf wird je Projekt festgelegt.
Geplante Funktionen
- Mitarbeiterverzeichnis Geplant
- Stamm- und Beschäftigungsdaten, Eintrittsdatum und interne Versetzungen.
- Dokumentenarchiv Geplant
- Hochladen von Verträgen, Zeugnissen und Ausweiskopien, verknüpft mit der Personalakte und mit Ablaufdaten.
- Anwesenheitsverwaltung Geplant
- Arbeitszeitpläne und Schichten sowie Import von Anwesenheitsdaten aus externen Systemen, sofern verfügbar.
- Urlaubsarten und Urlaubsstände Geplant
- Urlaubsarten und Anspruchsregeln, die die Organisation selbst festlegt.
- Genehmigungsabläufe Geplant
- Mehrstufige Genehmigungen mit Benachrichtigungen und einem Nachweis jeder Entscheidung.
- Mitarbeiter-Selbstbedienung Geplant
- Mitarbeiter sehen ihre Daten und ihren Urlaubsstand und reichen Anträge ein.
- Berichte und Export Geplant
- Filterbare Berichte mit Export nach Excel oder PDF.
- Berechtigungen und Änderungsprotokoll Geplant
- Festlegen, wer was sehen und bearbeiten darf, und Protokollierung jeder Datenänderung.
Geplante Rollen und Berechtigungen
| Mitarbeiter | Direkte Führungskraft | Personalsachbearbeiter | Systemadministrator | |
|---|---|---|---|---|
| Personalakten einsehen | Eigene | Abteilung | Ja | — |
| Personalakten bearbeiten | — | — | Ja | — |
| Urlaubsanträge stellen | Eigene | Eigene | Ja | — |
| Urlaubsanträge genehmigen | — | Freigabe | Freigabe | — |
| Anwesenheit einsehen | Eigene | Abteilung | Ja | — |
| Urlaubsarten und Regeln festlegen | — | — | Ja | Ja |
| Benutzer und Berechtigungen verwalten | — | — | — | Ja |
- PersonalsachbearbeiterPflegt die Personalakten, richtet Urlaubsarten ein und verfolgt die Berichte.
- Direkte FührungskraftGenehmigt Urlaubsanträge und überwacht die Anwesenheit des Teams.
- MitarbeiterSieht die eigenen Daten ein und reicht Anträge über die Selbstbedienung ein.
- SystemadministratorVerwaltet Benutzer, Berechtigungen und allgemeine Einstellungen.
Betriebsmodelle
IAG HR kann in einem von drei Modellen betrieben werden: als verwaltete Cloud, als private, der Organisation vorbehaltene Cloud oder als lokale Installation (On-Premises) im eigenen Rechenzentrum der Organisation. Die Wahl wird je Projekt anhand der Datenschutzanforderungen, der vorhandenen Infrastruktur, der Netzanbindung und der internen Richtlinien getroffen und im Einführungsplan dokumentiert.
Das Betriebsmodell (verwaltete Cloud, eigene private Umgebung oder Installation im eigenen Rechenzentrum) wird je Projekt entschieden.
Einführung und Schulung
Bestehende Abläufe, Urlaubs- und Arbeitszeitregeln analysieren
Organisationsstruktur, Berechtigungen und Urlaubsarten einrichten
Mitarbeiterdaten nach Prüfung aus Tabellen oder Altsystemen übernehmen
Pilotbetrieb in einer Abteilung und Umsetzung der Rückmeldungen
Personalabteilung und Führungskräfte schulen, dann schrittweise ausweiten
Wartung und Support
- Technischer Support über ein Ticketsystem mit vertraglich vereinbarten Reaktionsstufen
- Aktualisierungen und Fehlerbehebungen nach einem vereinbarten Wartungsplan
- Zusätzliche Schulungen für neue Benutzer auf Anfrage
- Benutzerhandbuch auf Arabisch und Englisch
Datenübernahme
Vorhandene Personaldaten aus Excel-Listen, Papierakten oder Altsystemen würden gemeinsam mit der Organisation zusammengeführt, bereinigt und vor dem Import geprüft: Dubletten werden entfernt, Abteilungen und Stellenbezeichnungen der neuen Struktur zugeordnet und Anfangsbestände der Urlaubskonten von der Personalabteilung bestätigt. Eingescannte Unterlagen könnten den Personalakten zugeordnet werden. Der Import würde zunächst an einer Stichprobe getestet und erst nach Freigabe durch die Organisation übernommen.
Schulung
- Schulung für Personalsachbearbeiter zu Personalakten, Urlaubsarten und Auswertungen
- Kurze Einführung für Führungskräfte zur Genehmigung von Anträgen und zur Anwesenheit des Teams
- Anleitung für Mitarbeiter zur Nutzung des Mitarbeiterportals
- Administratorschulung zu Benutzern, Berechtigungen und Einstellungen
Häufige Fragen
Berechnet IAG HR die Gehaltsabrechnung?
Das aktuelle Konzept konzentriert sich auf Personaldaten, Anwesenheit und Urlaub. Eine Anbindung an Lohnabrechnungs- oder Buchhaltungssysteme wird im Rahmen des Projektumfangs besprochen.
Lassen sich vorhandene Zeiterfassungsgeräte anbinden?
Das hängt vom Gerätetyp ab und davon, ob sich seine Daten exportieren lassen; dies wird vor jeder Zusage in der Analyse geprüft.
Wer legt die Urlaubsregeln fest?
Die Organisation legt sie gemäß ihren internen Richtlinien und dem geltenden Recht fest, und das System wird entsprechend eingerichtet.
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