Technologie & digitale Transformation

Prozessdigitalisierung: von Papierakten zu klaren elektronischen Arbeitsabläufen

Wir helfen Organisationen, papierbasierte Vorgänge und verstreute Verfahren in klar definierte elektronische Arbeitsabläufe zu überführen: eine elektronische Akte für jeden Vorgang, eine geordnete Dokumentenablage, dokumentierte Freigaben, automatisierte Routineaufgaben und Berichte, die zeigen, wo Vorgänge ins Stocken geraten.

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Was wir anbieten

Digitalisierung ist mehr als das Einscannen von Papier. Wir beginnen mit der Analyse des Prozesses, wie er tatsächlich abläuft: Wer nimmt den Antrag entgegen, wo wird er abgelegt, wer unterschreibt, wie oft wandert die Akte zwischen Büros hin und her und wo treten immer wieder Fehler auf? Danach entwerfen wir den Soll-Ablauf und entscheiden, welche Schritte verkürzt oder automatisiert werden können und welche bei einer verantwortlichen Person bleiben müssen.

Anschließend setzen wir die passende Lösung um: eine elektronische Vorgangsakte mit Dokumenten und Status, ein Dokumentenmanagementsystem mit Klassifizierung, Berechtigungen und Versionen, mehrstufige Freigabe-Workflows mit Protokoll jeder Entscheidung, Benachrichtigungen und Erinnerungen, elektronische Formulare statt Papierformularen sowie Berichte zu Mengen, Bearbeitungszeiten und Engpässen. Das kann eine für Sie konfigurierte bestehende Plattform sein, ein von uns entwickeltes System oder eine Kombination aus beidem.

Besonderes Augenmerk legen wir auf den Übergang: ein priorisierter Plan zur Digitalisierung des vorhandenen Papierarchivs, bei Bedarf eine Phase des Parallelbetriebs, Schulung der Mitarbeitenden im neuen Ablauf sowie klare Regeln, was wo gespeichert wird und wer darauf zugreifen darf. Die rechtliche Anerkennung elektronischer Dokumente oder elektronischer Signaturen richtet sich nach den geltenden Vorschriften und der zuständigen Behörde; wir setzen sie nicht im Voraus voraus.

Für wen die Leistung geeignet ist

Ministerien und DirektionenHohe Zahl an Vorgängen, die mehrere Freigabeebenen durchlaufen, und der Bedarf zu wissen, wo sich jeder Vorgang befindet und seit wann.
KrankenhäuserVerwaltungs-, Finanz-, Beschaffungs- und Personalverfahren, die neben der klinischen Arbeit noch auf Papier beruhen.
Mittelständische UnternehmenBestellanforderungen, Urlaubsanträge, Verträge und Rechnungen werden per E-Mail und Telefon ohne klare Dokumentation freigegeben.
Universitäten und BildungseinrichtungenAnträge von Studierenden und Mitarbeitenden sowie akademische Dokumente, die geordnet abgelegt und nachverfolgt werden müssen.
Organisationen und geförderte ProjekteBenötigen eine genaue Dokumentation von Entscheidungen und Unterlagen für Monitoring und Prüfung.

Welche Probleme wir bearbeiten

Vorgänge gehen verloren oder verzögern sich, weil Papierakten ohne Nachverfolgung zwischen Büros wandern.
Ältere Dokumente sind schwer zu finden, weil das Archiv nicht klassifiziert oder auf mehrere Standorte verteilt ist.
Freigaben erfolgen mündlich oder per Nachricht, ohne klare Dokumentation, wer was wann freigegeben hat.
Dieselben Daten werden manuell in mehrere Formulare und Tabellen eingetragen.
Es gibt keine verlässlichen Zahlen zu Vorgangsmengen, Bearbeitungszeiten oder dazu, wo Verzögerungen entstehen.
Ein Prozess hängt von einem einzigen Mitarbeitenden ab, der die Details kennt, sodass die Arbeit bei dessen Abwesenheit stillsteht.

Aufgaben und Ergebnisse

Analyse der Ist-Prozesse: Schriftliche und grafische Darstellungen der wichtigsten Prozesse, wie sie heute ablaufen, mit erkannten Engpässen, Doppelarbeiten und Risiken.
Entwurf des Soll-Ablaufs: Eine Beschreibung des neuen elektronischen Ablaufs: Rollen, Formulare, Freigabeebenen, Regeln und Automatisierungspunkte.
Elektronische Vorgangsakte: Ein zentraler Ort für die Dokumente, Daten, den Status und den Bearbeitungsverlauf eines Vorgangs.
Dokumentenmanagementsystem: Klassifizierung, Indexierung, Berechtigungen und Versionierung mit einer Suche, die das Auffinden von Dokumenten erleichtert.
Freigabe-Workflows und Benachrichtigungen: Mehrstufige Freigabe mit Entscheidungsprotokoll und automatischen Erinnerungen, wenn ein Vorgang überfällig ist.
Automatisierung von Routineaufgaben: Erstellung von Dokumenten aus Vorlagen, Übertragung von Daten zwischen Systemen und automatische Zuweisung von Aufgaben nach vereinbarten Regeln.
Berichte und Dashboards: Berichte zu Vorgangsmengen, Bearbeitungszeiten und Verzögerungen zur Unterstützung der Steuerung durch die Leitung.
Plan zur Archivdigitalisierung: Ein stufenweiser Plan zum Scannen und Indexieren von Papierdokumenten nach Priorität, mit Qualitäts- und Benennungsregeln.

Klare Zuständigkeiten

Was IAG konkret übernimmt

Prozesse durch Interviews und Workshops mit den beteiligten Mitarbeitenden analysieren.
Elektronische Abläufe, Formulare und Freigaberegeln entwerfen.
Eine geeignete Plattform auswählen oder das benötigte System entwickeln und konfigurieren.
Schnittstellen und Automatisierung umsetzen und Berichte erstellen.
Den Übergang vom Papier planen und die Nutzer schulen.
Den Betrieb nach dem Start begleiten und die Abläufe anhand der Nutzung verfeinern.

Was Fachpartner, Behörden und Sie übernehmen

Die Leitung genehmigt die neuen Abläufe und Zuständigkeitsebenen und erlässt die für ihre Anwendung nötigen internen Anweisungen.
Die rechtliche Anerkennung elektronischer Dokumente und Signaturen sowie verbindliche Aufbewahrungsfristen richten sich nach den geltenden Vorschriften und werden von der zuständigen Behörde oder dem Rechtsberater bestimmt.
Das Scannen großer Archive kann ein spezialisierter Dienstleister übernehmen, bei Bedarf von uns koordiniert und überwacht.

Anwendungsbeispiel

Beispielszenario

Digitalisierung von Bestellanforderungen in einer öffentlichen Einrichtung

Eine Einrichtung bearbeitet Bestellanforderungen auf Papier über vier Unterschriftsebenen, und niemand weiß, wo eine Anforderung gerade liegt.

Den aktuellen Ablauf mit den anfordernden Abteilungen, der Beschaffung und der Finanzabteilung dokumentieren.
Ein elektronisches Anforderungsformular und einen Freigabeweg entsprechend den genehmigten Zuständigkeitsebenen entwerfen.
Die elektronische Anforderungsakte mit beigefügten Angeboten und Unterlagen einrichten.
Den Ablauf in einer Abteilung erproben und anhand der Rückmeldungen anpassen.
Erinnerungen und einen monatlichen Bericht zu Freigabezeiten aktivieren.
Den Ablauf einführen und die Mitarbeitenden schulen.

Dies ist ein veranschaulichendes Szenario zur Erläuterung unseres Vorgehens, keine Kundenreferenz.

Ablauf der Zusammenarbeit

Prozesse auswählen
Wir ermitteln mit Ihnen die Prozesse mit der größten Wirkung als Ausgangspunkt, statt alles auf einmal zu digitalisieren.
Analyse
Wir dokumentieren den aktuellen Prozess, messen, was messbar ist, und identifizieren Probleme und Chancen.
Entwurf und Freigabe
Wir entwerfen den elektronischen Ablauf, die Formulare und Berechtigungen, die vor der Umsetzung von der Leitung freigegeben werden.
Umsetzung und Pilotbetrieb
Wir richten das System ein, erproben es mit einer begrenzten Nutzergruppe und passen es anhand der Ergebnisse an.
Einführung und Schulung
Wir führen den Ablauf ein, schulen die Mitarbeitenden und stellen für jede Rolle eine kurze Anleitung bereit.
Messen und verbessern
Nach einer Betriebsphase werten wir die Berichte aus und schlagen Verbesserungen am Ablauf vor.

Angestrebte Ergebnisse

Jederzeit Transparenz darüber, wo sich jeder Vorgang befindet und welchen Status er hat.
Eine dokumentierte Aufzeichnung von Entscheidungen und Freigaben, die Kontrolle und Prüfung unterstützt.
Weniger wiederholte manuelle Dateneingabe und dadurch weniger Fehler.
Schnellerer Zugriff auf Dokumente innerhalb festgelegter Berechtigungen.
Daten, die der Leitung helfen, Verzögerungen zu erkennen und zu beheben.

Was wir von Ihnen benötigen

Einen Projektverantwortlichen sowie einen Verantwortlichen für jeden zu digitalisierenden Prozess.
Die aktuellen Papierformulare und geltenden internen Anweisungen.
Die Zuständigkeitsmatrix und die genehmigten Freigabeebenen.
Die Mitwirkung der betroffenen Mitarbeitenden an Analyse und Pilotbetrieb.
Eine Entscheidung der Leitung zur Anwendung des neuen Ablaufs und einen Umstellungstermin.
Informationen zu bestehenden Systemen, die angebunden werden müssen.

Honorar, Umfang und Zeitplan

Kosten und Dauer hängen von Anzahl und Komplexität der zu digitalisierenden Prozesse, der Anzahl der Nutzer und Abteilungen, dem Integrationsbedarf, dem Umfang eines einzubeziehenden Papierarchivs sowie davon ab, ob es sich um eine bestehende Plattform oder ein entwickeltes System handelt. In der Regel empfehlen wir, mit einer Analysephase zum Festpreis zu beginnen und die Umsetzung anschließend je Prozessgruppe zu bepreisen, sobald deren Entwurf freigegeben ist. Laufender Support und Verbesserungen werden in einem gesonderten Vertrag vereinbart.

Häufige Fragen

Müssen wir alle Prozesse auf einmal digitalisieren?

Das empfehlen wir nicht. Wenn Sie mit ein oder zwei Prozessen mit großer Wirkung beginnen, können Sie das Vorgehen erproben und das Vertrauen der Mitarbeitenden stärken, bevor Sie erweitern.

Sind elektronische Dokumente rechtlich anerkannt?

Das hängt von der Art des Dokuments und den geltenden Vorschriften ab. Wir gestalten die Lösung so, dass sie die von Ihrem Rechtsberater oder der zuständigen Behörde festgelegten Anforderungen unterstützt; Rechtsgutachten erstellen wir nicht.

Was geschieht mit unserem vorhandenen Papierarchiv?

Wir erstellen einen stufenweisen Plan, der mit den am häufigsten genutzten Dokumenten beginnt, inklusive Indexierungs- und Qualitätsregeln. Das Scannen kann intern oder durch einen spezialisierten Dienstleister erfolgen.

Brauchen die Mitarbeitenden besondere technische Kenntnisse?

Die Oberflächen sind einfach gestaltet und auf Arabisch, und wir bieten für jede Rolle eine kurze praktische Schulung samt knapper Anleitung.

Kann der neue Ablauf an unsere bestehenden Systeme angebunden werden?

In der Regel ja, abhängig von den Schnittstellen oder Datenaustauschmöglichkeiten dieser Systeme. Das prüfen wir während der Analyse.

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