Digitale Verwaltung

Pilotprojekt mit klar begrenztem Umfang vor der Einführung in der gesamten Einrichtung

Wir empfehlen, mit einem kleinen, klar abgegrenzten Testlauf zu beginnen: ein Verfahren oder eine Direktion, für einen festgelegten Zeitraum, mit Erfolgskriterien, die vor Beginn schriftlich festgehalten und freigegeben werden. Am Ende steht ein Entscheidungstermin, in dem die Einrichtung auf Grundlage der tatsächlichen Ergebnisse über Ausweitung, Anpassung oder Abbruch entscheidet.

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Was wir anbieten

Ein Pilotprojekt ist keine verkleinerte Ausgabe eines Großprojekts, sondern ein Mittel, um Risiken zu senken. Gemeinsam mit der Einrichtung wählen wir einen Anwendungsfall mit spürbarer, messbarer Wirkung, etwa die Erfassung einer bestimmten Antragsart oder einen einzelnen internen Genehmigungsweg, und legen genau fest, was zum Umfang gehört und was nicht: Nutzer, Daten, Schnittstellen und Berichte.

Vor der Umsetzung halten wir die Erfolgskriterien überprüfbar fest, zum Beispiel die Bearbeitungsdauer vor und nach dem Pilot, den Anteil digital erfasster Anträge, die Zahl der Fehler oder Rückläufer und die Bewertung des Systems durch die Mitarbeitenden. Die Ausgangswerte werden aus der heutigen Situation erhoben, damit der Vergleich fair ist. Zielwerte legen wir nicht stellvertretend fest; was als Erfolg gilt, entscheidet die Einrichtung.

Während des Pilotbetriebs arbeitet eine begrenzte Nutzergruppe mit dem System. Wir erfassen Rückmeldungen und Probleme wöchentlich und nehmen kleine Anpassungen innerhalb des vereinbarten Umfangs vor. Zum Abschluss liefern wir einen Auswertungsbericht, der die Ergebnisse den Kriterien gegenüberstellt, zeigt, was funktioniert hat und was nicht, und Aufwand sowie Kosten einer Ausweitung abschätzt – als Grundlage für die Entscheidung der Leitung.

Für wen die Leistung geeignet ist

Ministerien mit einem größeren DigitalisierungsvorhabenWenn die Idee im Kleinen erprobt werden soll, bevor ein großes Budget und ein großer Umfang gebunden werden.
Direktionen mit einem besonders häufigen VerfahrenWenn ein einzelnes Verfahren den Großteil der Arbeitszeit bindet und sich als Ausgangspunkt anbietet.
Einrichtungen mit ins Stocken geratenen DigitalvorhabenWenn ein begrenzter, praktischer Nachweis nötig ist, um bei Leitung und Mitarbeitenden wieder Vertrauen aufzubauen.
Geber und FörderinstitutionenWenn vor der Förderung einer größeren Phase dokumentierte Ergebnisse verlangt werden.

Welche Probleme wir bearbeiten

Großprojekte, die auf einmal gestartet werden und ins Stocken geraten, weil die Annahmen nie in der Praxis geprüft wurden.
Keine vorherige Einigung darüber, was Erfolg bedeutet, sodass die Bewertung zu widersprüchlichen Eindrücken wird.
Ein Umfang, der während der Umsetzung immer weiter wächst, bis der Testlauf seine Grenzen und seinen Zeitrahmen verliert.
Keine Messung des Ausgangszustands, sodass sich keine Verbesserung belegen lässt.
Zurückhaltung der Mitarbeitenden gegenüber einem neuen System, das sie nicht vorher ausprobieren und kommentieren konnten.

Aufgaben und Ergebnisse

Dokument zum Pilotumfang: Legt das betroffene Verfahren oder die Direktion, die Nutzer, die Daten und die ausdrücklich ausgeschlossenen Punkte fest.
Erfolgskriterien und Ausgangswerte: Eine von der Einrichtung freigegebene Liste messbarer Kriterien mit einer Messung des heutigen Stands vor Beginn.
Einsatzbereites Pilotsystem: Konfiguration oder Entwicklung des benötigten Moduls für das gewählte Verfahren, mit Benutzerkonten und den erforderlichen Berechtigungen.
Schulung der Pilotgruppe: Kurze Schulungen für die beteiligten Nutzer und eine knappe Bedienungsanleitung für das gewählte Verfahren.
Protokoll der Rückmeldungen und Änderungen: Wöchentliche Dokumentation der Probleme und Wünsche, mit Angabe, was erledigt und was zurückgestellt wurde.
Auswertungsbericht: Gegenüberstellung der Ergebnisse mit den freigegebenen Kriterien, mit Erkenntnissen und bekannten Risiken.
Empfehlung und Schätzung zur Ausweitung: Optionen für Ausweitung, Anpassung oder Abbruch mit einer Schätzung von Aufwand und Voraussetzungen je Option.

Klare Zuständigkeiten

Was IAG konkret übernimmt

Unterstützung der Einrichtung bei der Auswahl eines geeigneten Anwendungsfalls und der Abgrenzung des Umfangs.
Vorschlag messbarer Erfolgskriterien und Organisation der Ausgangsmessung.
Konfiguration oder Entwicklung des Systems und Betrieb während der Pilotphase.
Schulung der beteiligten Nutzer und Nachverfolgung ihrer Rückmeldungen.
Erstellung des Auswertungsberichts und Vorstellung im Entscheidungstermin.

Was Fachpartner, Behörden und Sie übernehmen

Die Einrichtung gibt Umfang und Erfolgskriterien vor Beginn frei und entscheidet über Ausweitung oder Abbruch.
Die Einrichtung benennt eine verantwortliche Person für den Pilot und eine Nutzergruppe, die dafür Zeit erhält.
Die Einrichtung legt den rechtlichen und organisatorischen Rahmen des Verfahrens fest und bestimmt, was im Pilot digital abgewickelt werden darf.
Die im Pilot entstehenden Daten bleiben Eigentum der Einrichtung.

Anwendungsbeispiel

Beispielszenario

Pilot zur digitalen Erfassung einer Antragsart in einer Direktion

Eine Direktion erhält eine bestimmte Antragsart in Papierform und möchte prüfen, ob die digitale Erfassung die Bearbeitungszeit verkürzt, bevor sie ausgeweitet wird.

Messung der heutigen durchschnittlichen Bearbeitungsdauer anhand einer Stichprobe von Papieranträgen.
Festlegung von drei Erfolgskriterien und der Pilotlaufzeit mit der Leitung.
Digitale Erfassung der gewählten Antragsart nur in einer Abteilung.
Wöchentliche Rückmeldungen der Mitarbeitenden und kleine Anpassungen.
Gegenüberstellung der Ergebnisse mit den Kriterien in einem Abschlussbericht.
Entscheidungstermin: Ausweitung auf weitere Abteilungen, Anpassung oder Abbruch.

Dies ist ein veranschaulichendes Szenario zur Arbeitsweise, keine Kundenreferenz und kein bestehendes Projekt.

Ablauf der Zusammenarbeit

Anwendungsfall auswählen
Wir prüfen mit der Einrichtung mögliche Verfahren und wählen eines, das deutliche Wirkung mit kurzfristiger Umsetzbarkeit verbindet.
Umfang und Kriterien festlegen
Wir halten Grenzen, Laufzeit und Erfolgskriterien schriftlich fest, messen den Ausgangszustand, und die Einrichtung gibt dies schriftlich frei.
Einrichten und schulen
Wir bereiten das System für das gewählte Verfahren vor und schulen die beteiligte Nutzergruppe.
Pilotbetrieb
Die Nutzer arbeiten im vereinbarten Zeitraum mit dem System; wir verfolgen Rückmeldungen und bearbeiten sie innerhalb des Umfangs.
Auswerten und entscheiden
Wir stellen die Ergebnisse den Kriterien gegenüber, und die Leitung entscheidet auf belegter Grundlage über den nächsten Schritt.

Angestrebte Ergebnisse

Eine Entscheidung auf Grundlage dokumentierter Ergebnisse statt Annahmen, bevor ein größeres Projekt gebunden wird.
Praktische Erfahrung in einer Gruppe von Mitarbeitenden, die eine spätere Einführung unterstützen kann.
Ein klareres Bild von Anforderungen, Risiken und den tatsächlichen Kosten einer Ausweitung.
Die Möglichkeit, bei verfehlten Kriterien frühzeitig und mit begrenzten Kosten abzubrechen.

Was wir von Ihnen benötigen

Eine verantwortliche Person aus der Leitung mit Entscheidungsbefugnis für den Pilot.
Eine ausgewählte Nutzergruppe, der während des Pilots Zeit zur Verfügung gestellt wird.
Daten oder Stichproben zur Messung des Ausgangszustands, ohne unnötige personenbezogene Daten.
Formulare und Vorgaben, die das gewählte Verfahren regeln.
Die Bereitschaft, die Grenzen des Umfangs einzuhalten und neue Wünsche bis zum Entscheidungstermin zurückzustellen.

Honorar, Umfang und Zeitplan

Kosten und Dauer hängen vom gewählten Verfahren, der Zahl der beteiligten Nutzer, dem Bedarf an Individualentwicklung oder Anbindung bestehender Systeme sowie der Länge des Pilotbetriebs ab. Da der Umfang begrenzt und vorab schriftlich festgelegt ist, schlagen wir in der Regel einen Festpreis für den gesamten Pilot vor; die Ausweitungsphase wird nach dem Entscheidungstermin auf Grundlage des Auswertungsberichts gesondert angeboten.

Häufige Fragen

Worin unterscheidet sich ein Pilotprojekt von einer Vorführung?

Eine Vorführung zeigt, wie das System aussieht. Ein Pilotprojekt wird über einen festgelegten Zeitraum für echte Vorgänge genutzt, und seine Ergebnisse werden an vorab freigegebenen Kriterien gemessen.

Wer legt die Erfolgskriterien fest?

Wir schlagen messbare Kriterien vor, die Einrichtung gibt sie jedoch frei und bestimmt, welche Werte als Erfolg gelten.

Was geschieht, wenn die Kriterien nicht erreicht werden?

Der Auswertungsbericht erläutert die Gründe, und die Einrichtung entscheidet über Anpassung oder Abbruch. Eine automatische Verpflichtung zur Ausweitung besteht nicht.

Können während des Pilots weitere Verfahren hinzukommen?

Davon raten wir ab, damit die Ergebnisse vergleichbar bleiben. Neue Wünsche werden erfasst und im Entscheidungstermin besprochen.

Werden im Pilot echte Daten verwendet?

In der Regel ja, da im Pilot tatsächliche Vorgänge bearbeitet werden. Dies geschieht nach den Vorgaben der Einrichtung zu Datenschutz und Zugriffsrechten.

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