Import, Export & Beschaffung

Lieferantenmanagement: Angebotsvergleich, Spezifikationen und Liefertermine

Wir helfen Ihnen, Lieferanten strukturiert zu steuern: Angebotsanfragen und -vergleiche werden vereinheitlicht, Spezifikationen für alle Beteiligten eindeutig formuliert und Liefertermine so nachverfolgt, dass Verzögerungen und Abweichungen früh erkannt werden.

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Was wir anbieten

Viele Beschaffungsprobleme beginnen mit einem unvollständigen Angebot oder einer interpretierbaren Spezifikation. Wir erstellen einheitliche Anfragevorlagen und Vergleichstabellen zu Preis, Qualität, Lieferzeiten, Zahlungsbedingungen und Gewährleistung, damit Entscheidungen dokumentiert und überprüft werden können.

Nach dem Vertragsabschluss verfolgen wir die Zusagen der Lieferanten: Bereitstellungs-, Versand- und Liefertermine, Unterlagen und die Frage, ob die erhaltene Ware der Bestellung entspricht. Abweichungen dokumentieren wir, nehmen zur Klärung Kontakt mit dem Lieferanten auf und liefern regelmäßige Berichte. Wo sinnvoll, kann dies durch ein einfaches digitales Werkzeug zur Bestellverfolgung unterstützt werden.

Wir treffen keine Kaufentscheidungen in Ihrem Namen und bearbeiten keine rechtlichen Ansprüche; Vertrags- und Streitfragen werden an Ihre Rechtsberater weitergegeben.

Für wen die Leistung geeignet ist

Unternehmen mit mehreren LieferantenWünschen einen einheitlichen Überblick über Angebote, Bestellungen und Termine.
Einrichtungen und KrankenhäuserMüssen Beschaffungsentscheidungen dokumentieren und die Einhaltung von Spezifikationen überwachen.
Ausstattungs- und BauprojekteSind darauf angewiesen, dass zahlreiche Lieferungen termingerecht eintreffen.

Welche Probleme wir bearbeiten

Angebote in unterschiedlichen Formaten, die sich kaum fair vergleichen lassen.
Vage Spezifikationen, die bei der Abnahme zu Streit führen.
Verzögerungen werden zu spät entdeckt, wenn sie das Projekt bereits beeinträchtigen.
Kein zentrales Verzeichnis der Lieferanten, ihrer Leistung und ihrer Ansprechpartner.
Bestellinformationen verstreut auf E-Mails und separate Tabellen.

Aufgaben und Ergebnisse

Einheitliche Vorlage für Angebotsanfragen: Eine Vorlage, die festlegt, was jedes Angebot enthalten muss, um vergleichbar zu sein.
Bewertungsmatrix für Angebote: Vereinbarte Kriterien und Gewichtungen für Preis, Qualität, Lieferzeit und Bedingungen mit einem dokumentierten Ergebnis je Angebot.
Freigegebene Spezifikationsunterlage: Klare Spezifikationen und Abnahmekriterien, die der Bestellung beigefügt und bei der Abnahme verwendet werden.
Plan zur Lieferverfolgung: Ein Plan, der vereinbarte und tatsächliche Termine, Abweichungen und ergriffene Maßnahmen zeigt.
Lieferantenverzeichnis: Ein Verzeichnis der Lieferanten, Ansprechpartner, Produkte und Anmerkungen zur Leistung.
Regelmäßiger Leistungsbericht: Ein kurzer Bericht über die Einhaltung von Terminen und Qualität sowie über offene Punkte.

Klare Zuständigkeiten

Was IAG konkret übernimmt

Anfragevorlagen und Bewertungsmatrizen erstellen.
Spezifikationen und Abnahmekriterien mit Ihrem Team festlegen.
Lieferanten, Liefertermine und Unterlagen nachverfolgen.
Abweichungen dokumentieren und ihre Klärung verfolgen.
Das Lieferantenverzeichnis und die regelmäßigen Berichte pflegen.

Was Fachpartner, Behörden und Sie übernehmen

Der Kunde: Freigabe der Kriterien, Kaufentscheidungen und Vertragsabschluss.
Rechtsberater: Vertragsgestaltung sowie Bearbeitung von Streitigkeiten und Ansprüchen.
Prüfstellen: bei Bedarf Qualitäts- oder Konformitätsprüfung.

Anwendungsbeispiel

Beispielszenario

Vereinheitlichung des Angebotsvergleichs für ein Ausstattungsprojekt

Ein Unternehmen stattet neue Räumlichkeiten aus und arbeitet mit mehreren Lieferanten für Möbel, Technik und Ausrüstung.

Vorliegende Angebote sammeln und Lücken feststellen.
Eine einheitliche Anfragevorlage erstellen und unvollständige Angebote erneut anfordern.
Eine vereinbarte Bewertungsmatrix anwenden.
Liefertermine wöchentlich nachverfolgen.
Abschlussbericht über die Leistung und offene Punkte.

Veranschaulichendes Szenario zur Erläuterung der Arbeitsweise, keine Kundenreferenz.

Ablauf der Zusammenarbeit

Bestandsaufnahme
Wir prüfen bestehende Lieferanten, Bestellungen und Angebote.
Werkzeuge vereinheitlichen
Wir erstellen Vorlagen, Kriterien und Pläne zur Nachverfolgung.
Vergleichen und empfehlen
Wir bewerten Angebote und geben eine dokumentierte Empfehlung; die Entscheidung liegt bei Ihnen.
Nachverfolgung
Wir verfolgen Ausführung, Termine und Unterlagen in regelmäßigen Abständen.
Auswertung
Wir fassen die Leistung zusammen und schlagen Verbesserungen für den nächsten Zyklus vor.

Angestrebte Ergebnisse

Beschaffungsentscheidungen, die sich dokumentieren und überprüfen lassen.
Frühzeitige Erkennung von Verzögerungen und Abweichungen.
Eine zentrale Referenz für Lieferanten und Bestellungen.

Was wir von Ihnen benötigen

Eine Liste der aktuellen Lieferanten und offenen Bestellungen.
Die relevanten Angebote und Verträge.
Interne Beschaffungskriterien und Prioritäten.
Eine verantwortliche Person für Freigaben und Entscheidungen.

Honorar, Umfang und Zeitplan

Die Kosten hängen von der Anzahl der Lieferanten und Bestellungen, dem Begleitungszeitraum und davon ab, ob ein digitales Werkzeug benötigt wird. Die Einrichtung der Werkzeuge und der Vergleich können einen festen Umfang haben; die laufende Nachverfolgung kann als monatliche Pauschale erfolgen.

Häufige Fragen

Verhandeln Sie in unserem Namen mit Lieferanten?

Wir können im Rahmen einer von Ihnen schriftlich festgelegten Vollmacht kommunizieren und koordinieren; Entscheidungen und Unterschriften bleiben bei Ihnen.

Brauchen wir ein spezielles System?

Nicht unbedingt; wir können mit strukturierten Tabellen beginnen und den Ablauf später auf Wunsch digitalisieren.

Was geschieht bei einem Streit mit einem Lieferanten?

Wir dokumentieren Fakten und Schriftverkehr; die rechtliche Seite übernehmen Ihre Rechtsberater.

Können wir mit einem Projekt beginnen?

Ja, wir können mit einem Projekt oder einer Beschaffungskategorie beginnen und von dort aus erweitern.

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