Digitale Verwaltung

Strategie zur digitalen Transformation und Ist-Analyse für öffentliche Einrichtungen

Bevor ein System ausgewählt wird, untersuchen wir, wie die Einrichtung tatsächlich arbeitet: ihre Verfahren, Dokumente, vorhandenen Systeme, Infrastruktur und personellen Kapazitäten. Die Ergebnisse fassen wir in einem klaren Bericht und einem schrittweisen Fahrplan zusammen, der festlegt, was zuerst digitalisiert werden sollte und warum.

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Was wir anbieten

Jedes Ministerium und jede öffentliche Einrichtung unterscheidet sich in Auftrag, Genehmigungswegen und Daten. Deshalb beginnen wir nicht mit einer fertigen Lösung. Wir führen strukturierte Gespräche mit den beteiligten Abteilungen, sichten die verwendeten Papierformulare und Register, bilden die Verfahren so ab, wie sie heute tatsächlich ablaufen, und erfassen die vorhandenen Systeme, Geräte und Netzwerke.

Anschließend ermitteln wir Lücken und Engpässe, schlagen Prioritäten vor, die mit den verfügbaren Mitteln realistisch sind, und teilen die Arbeit in kleine Phasen auf, deren Wirkung sich messen lässt. Das Ergebnis ist ein Arbeitsdokument, das die Leitung diskutieren, beschließen oder anpassen kann – keine allgemeine Werbepräsentation.

Die Analyse kann mit einer einzelnen Abteilung oder einem einzelnen Verfahren beginnen und bei Bedarf später auf die gesamte Einrichtung ausgeweitet werden.

Für wen die Leistung geeignet ist

MinisterienWenn vor dem Start neuer Projekte ein einheitliches Bild der digitalen Lage über alle Direktionen hinweg benötigt wird.
Behörden und öffentliche EinrichtungenWenn sich Vorgänge in Papierform stauen und unklar ist, wo Verbesserungen ansetzen sollten.
Direktionen und örtliche AußenstellenWenn sich die Arbeitsweisen zwischen den Außenstellen unterscheiden und schrittweise angeglichen werden sollen.
Geldgeber und internationale PartnerWenn die Finanzierung eines Digitalprojekts eine dokumentierte Bedarfsanalyse und eine klare Methodik voraussetzt.

Welche Probleme wir bearbeiten

Kein klares Bild der tatsächlichen Verfahren und davon, wer was in welcher Phase genehmigt.
Verstreute Systeme, die zu unterschiedlichen Zeiten gekauft oder entwickelt wurden und keine Daten austauschen.
Frühere Digitalprojekte, die ins Stocken gerieten, weil sie den Arbeitsalltag oder die Kenntnisse der Nutzer nicht berücksichtigten.
Schwierigkeiten, bei vielen Bedürfnissen und begrenzten Mitteln Prioritäten zu setzen.
Fehlende Dokumentation von Infrastruktur, Geräten und vorhandenen Lizenzen.

Aufgaben und Ergebnisse

Ist-Bericht: Eine dokumentierte Beschreibung der verwendeten Verfahren, Systeme, Infrastruktur und Dokumente mit ihren Stärken und Schwächen.
Prozesslandkarten: Diagramme der wichtigsten Verfahren, wie sie heute ablaufen, mit Arbeitsschritten, zuständigen Stellen und Wartezeiten.
Lücken- und Prioritätenanalyse: Eine nach Wirkung und Aufwand geordnete Liste der Lücken, die der Leitung hilft, einen Ausgangspunkt zu wählen.
Schrittweiser Fahrplan: Ein Plan, der festlegt, was jede Phase liefert, welche Voraussetzungen sie hat und welche Risiken bekannt sind.
Erstes Systemkonzept: Eine fachliche Beschreibung der vorgeschlagenen Systeme und ihres Zusammenspiels, ohne sich vorab auf ein bestimmtes Produkt festzulegen.
Präsentation und Abstimmungstermin: Vorstellung der Ergebnisse vor der Leitung und den beteiligten Teams und Anpassung des Plans anhand ihrer Rückmeldungen.

Klare Zuständigkeiten

Was IAG konkret übernimmt

Entwicklung der Analysemethodik sowie Durchführung von Gesprächen und Workshops.
Dokumentation der aktuellen Verfahren, Systeme und Infrastruktur.
Analyse der Lücken und Vorschlag von Prioritäten und Phasen.
Erstellung des Berichts und des Fahrplans und deren Vorstellung vor der Leitung.
Aktualisierung des Plans nach der Abstimmung, damit er als Grundlage für die nächsten Phasen dienen kann.

Was Fachpartner, Behörden und Sie übernehmen

Die Einrichtung trifft die endgültige Entscheidung über Prioritäten und Phasen und genehmigt den Plan.
Die Einrichtung legt den rechtlichen und regulatorischen Rahmen ihrer Verfahren fest und bestimmt, was digitalisiert werden darf.
Die Einrichtung benennt eine koordinierende Person sowie Vertreter der beteiligten Abteilungen und gewährt Zugang zu den erforderlichen Informationen.
Das Eigentum an allen während der Analyse erhobenen Daten und Dokumenten verbleibt bei der Einrichtung.

Anwendungsbeispiel

Beispielszenario

Erstanalyse einer Dienstleistungsdirektion

Eine Direktion nimmt Anträge von Bürgerinnen und Bürgern in Papierform entgegen und kämpft mit Verzögerungen und damit, zu wissen, wo sich ein Vorgang gerade befindet.

Gespräche mit Mitarbeitenden am Empfang, Sachgebietsleitungen und der Leitung.
Abbildung der drei häufigsten Verfahren.
Bestandsaufnahme der verwendeten Geräte, Netzwerke und Systeme.
Ermittlung der längsten Wartepunkte und ihrer Ursachen.
Vorschlag einer ersten Phase: digitale Erfassung von Anträgen und Nachverfolgung ihres Bearbeitungsstands.
Vorstellung der Ergebnisse vor der Leitung zur Entscheidung.

Dies ist ein veranschaulichendes Szenario, das unsere Arbeitsweise beschreibt – keine Kundenreferenz und kein bestehendes Projekt.

Ablauf der Zusammenarbeit

Festlegung des Umfangs
Wir vereinbaren mit der Leitung die einbezogenen Abteilungen und Verfahren, die Dauer und die Ansprechperson.
Informationserhebung
Gespräche, Workshops, Sichtung von Formularen und Registern sowie bei Bedarf Besuche vor Ort.
Analyse
Prozessabbildung, Lückenanalyse und eine Einschätzung von Aufwand und Wirkung jeder möglichen Verbesserung.
Fahrplan
Festlegung von Phasen, Prioritäten, Voraussetzungen und Risiken.
Abstimmung und Genehmigung
Besprechung der Ergebnisse mit der Leitung und Überarbeitung, bis die Einrichtung sie als Arbeitsdokument beschließt.

Angestrebte Ergebnisse

Ein dokumentiertes, gemeinsames Bild der aktuellen Lage, auf dem aufgebaut werden kann.
Klare Prioritäten, die das Risiko verringern, in Systeme zu investieren, die nicht zur tatsächlichen Arbeitsweise passen.
Ein schrittweiser Plan, der es erlaubt, klein anzufangen und die Wirkung zu messen, bevor ausgeweitet wird.

Was wir von Ihnen benötigen

Eine koordinierende Person der Einrichtung und Ansprechpartner in den beteiligten Abteilungen.
Zeit für Gespräche mit Mitarbeitenden und Verantwortlichen.
Relevante Formulare, Register und interne Rundschreiben, ohne personenbezogene Daten.
Informationen zu vorhandenen Systemen, Geräten und Netzwerken.
Klärung des rechtlichen Rahmens oder der Anweisungen, die für die Verfahren gelten.

Honorar, Umfang und Zeitplan

Kosten und Dauer hängen von der Zahl der einbezogenen Abteilungen und Verfahren, der Zahl der Standorte sowie von der Verfügbarkeit von Informationen und Mitarbeitenden ab. In der Regel schlagen wir vor, mit einem klar abgegrenzten Umfang zu einem Festpreis zu beginnen und weitere Phasen zu vereinbaren, sobald der Fahrplan genehmigt ist. Das endgültige Angebot wird nach einem Kennenlerntermin zur Klärung des Umfangs erstellt.

Häufige Fragen

Müssen wir mit einer vollständigen Analyse der gesamten Einrichtung beginnen?

Nein. Sie können mit einer Abteilung oder einem vorrangigen Verfahren beginnen und je nach Ergebnis ausweiten.

Empfehlen Sie vorab ein bestimmtes Produkt?

Nein. Wir beschreiben zunächst, was die Einrichtung fachlich benötigt, und besprechen dann geeignete Optionen – ob Individualentwicklung oder bestehende Lösungen.

Wem gehören die Ergebnisse der Analyse?

Bericht, Dokumente und erhobene Daten gehören der Einrichtung, die sie mit jedem umsetzenden Dienstleister verwenden kann.

Benötigen Sie Zugang zu Akten von Bürgerinnen und Bürgern?

Für die Analyse sind in der Regel keine personenbezogenen Daten erforderlich; es genügt, Formulare und Verfahren zu verstehen. Über Ausnahmen entscheidet die Einrichtung, und sie werden nach ihren Anweisungen behandelt.

Umfasst die Analyse auch die Infrastruktur?

Ja, wir erfassen Geräte, Netzwerke und Server, soweit sie beeinflussen, ob der Plan umgesetzt werden kann.

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