IAG Sign
IAG Sign – Dokumentenfreigaben und elektronische Signaturen
Ein dokumentierter Freigabeweg für jedes Dokument
- Wartet auf meine Signatur
- Meine Dokumente
- Abläufe
- Archiv
- Prüfprotokoll
| Dokument | Ersteller | Aktueller Schritt | Status |
|---|---|---|---|
| Internes Schreiben 12 | Mitarbeiter A | Abteilungsleitung | Ausstehend |
| Liefervertrag 7 | Mitarbeiter B | Rechtsabteilung | In Prüfung |
| Bestellung 30 | Mitarbeiter C | Finanzleitung | Freigegeben |
| Interne Richtlinie 2 | Mitarbeiter D | Geschäftsführung | Ausstehend |
Zweck
IAG Sign soll das Tragen von Papieren von Büro zu Büro durch einen klaren elektronischen Weg ersetzen: Ein Dokument wird hochgeladen, die Reihenfolge der Freigebenden und Unterzeichnenden festgelegt, jeder wird benachrichtigt, und jede Einsicht, Freigabe und Ablehnung wird mit Zeitpunkt und Benutzer festgehalten. Das Konzept unterstützt einfache elektronische Signaturen innerhalb des Systems. Qualifizierte elektronische Signaturen würden die Anbindung an einen geeigneten zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter erfordern und werden nicht als verfügbar dargestellt. Die Beurteilung der Rechtswirkung einer Signatur im jeweiligen Zusammenhang ist Sache eines qualifizierten Rechtsberaters.
- Öffentliche Einrichtungen und MinisterienDeren Schriftverkehr und Entscheidungen mehrere Freigabestufen durchlaufen.
- UnternehmenDie regelmäßig Verträge, Bestellungen und interne Dokumente freigeben.
- KrankenhäuserDie Richtlinien und Verwaltungsformulare abteilungsübergreifend freigeben.
Typischer Ablauf: Ein Vertrag wird freigegeben und unterschrieben
- DokumenterstellerHochladen und Weg festlegen
Der Ersteller lädt den Vertrag hoch und legt die Reihenfolge der Freigebenden und Unterzeichnenden fest.
- FreigebenderPrüfen
Jeder Freigebende prüft das Dokument der Reihe nach, kommentiert oder fordert Änderungen an; jede neue Fassung würde gespeichert.
- FreigebenderFreigeben
Nach Abschluss aller Prüfungen wird das Dokument zur Unterschrift freigegeben; jede Entscheidung wird mit Zeit und Benutzer protokolliert.
- ZeichnungsberechtigterUnterschreiben
Der Zeichnungsberechtigte unterschreibt mit einer einfachen elektronischen Signatur. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht Teil des Konzepts selbst und würde die Anbindung an einen zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter erfordern.
- SystemBenachrichtigen und sperren
Die Beteiligten würden benachrichtigt und die unterschriebene Fassung gegen weitere Änderungen gesperrt.
- Archivar oder PrüferArchivieren und prüfen
Das Dokument wird mit seinem Prüfprotokoll archiviert; ob eine bestimmte Signaturform rechtlichen Anforderungen genügt, ist je Anwendungsfall zu prüfen.
Mögliche Anwendung, nur zur Veranschaulichung. Schritte und Bildschirme sind Gestaltungsentwürfe; der tatsächliche Ablauf wird je Projekt festgelegt.
Geplante Funktionen
- Konfigurierbare Freigabewege Geplant
- Sequenzielle oder parallele Reihenfolge der Freigebenden und Unterzeichnenden.
- Einfache elektronische Signatur Geplant
- Im System bestätigte Freigabe, verknüpft mit der Identität des angemeldeten Benutzers.
- Qualifizierte Signatur (nur über zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter) Geplant
- Würde die Anbindung an einen geeigneten zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter erfordern; wird nicht als verfügbar dargestellt.
- Prüfprotokoll Geplant
- Jede Einsicht, Freigabe, Ablehnung und Änderung wird mit Datum und Benutzer protokolliert.
- Versionsverwaltung Geplant
- Dokumentversionen aufbewahren und die endgültig freigegebene Version kennzeichnen.
- Benachrichtigungen und Erinnerungen Geplant
- Den nächsten Freigebenden benachrichtigen und an überfällige Vorgänge erinnern.
- Archivierung Geplant
- Freigegebene Dokumente mit ihrem Verlauf ablegen, damit sie leicht wiedergefunden werden.
Geplante Rollen und Berechtigungen
| Dokumentersteller | Freigebender | Zeichnungsberechtigter | Archivar oder Prüfer | |
|---|---|---|---|---|
| Dokumente hochladen und Freigabewege festlegen | Ja | — | — | — |
| Dokumente einsehen | Eigene | Eigene | Eigene | Ja |
| Kommentieren und Änderungen anfordern | Eigene | Eigene | Eigene | — |
| Dokumente freigeben | — | Freigabe | — | — |
| Dokumente unterschreiben | — | — | Eigene | — |
| Prüfprotokoll einsehen | Eigene | — | — | Ja |
| Auf das Archiv zugreifen | — | — | — | Ja |
- DokumenterstellerLädt das Dokument hoch und legt den Freigabeweg fest.
- FreigebenderPrüft das Dokument und gibt es mit Kommentar frei oder lehnt es ab.
- ZeichnungsberechtigterUnterzeichnet das Dokument, nachdem alle Freigaben vorliegen.
- Archivar oder PrüferSieht freigegebene Dokumente und Prüfprotokolle ein.
Betriebsmodelle
IAG Sign kann in einem von drei Modellen betrieben werden: als verwaltete Cloud, als private, der Organisation vorbehaltene Cloud oder als lokale Installation (On-Premises) im eigenen Rechenzentrum der Organisation. Die Wahl wird je Projekt anhand der Datenschutzanforderungen, der vorhandenen Infrastruktur, der Netzanbindung und der internen Richtlinien getroffen und im Einführungsplan dokumentiert.
Das Betriebsmodell (verwaltete Cloud, eigene private Umgebung oder Installation im eigenen Rechenzentrum) wird je Projekt entschieden.
Einführung und Schulung
Dokumentarten, bestehende Freigabewege und Befugnisgrenzen erfassen
Vorlagen und Wege im System festlegen
Rechtliche Anforderungen an Signaturen mit dem Rechtsberater der Organisation prüfen
Pilotbetrieb mit einer Dokumentart
Benutzer schulen und Freigabewege schrittweise erweitern
Wartung und Support
- Technischer Support über ein Ticketsystem
- Anpassung von Freigabewegen und Vorlagen im vereinbarten Umfang
- Sicherheitsaktualisierungen und Wartung nach einem vereinbarten Plan
Datenübernahme
Bestehende Verträge und freigegebene Dokumente aus Papierablagen, gemeinsamen Ordnern oder Altsystemen könnten eingescannt oder importiert und mit Eckdaten wie Vertragsparteien, Datum und Laufzeit im Archiv abgelegt werden. Papierdokumente behalten ihre ursprünglichen Unterschriften; durch den Import entstehen keine neuen Signaturen. Bestehende Freigaberegeln würden gemeinsam mit der Organisation dokumentiert und als Freigabewege eingerichtet.
Schulung
- Schulung für Dokumentersteller zum Hochladen von Dokumenten und Festlegen von Freigabewegen
- Kurzanleitung für Freigebende und Zeichnungsberechtigte zum Prüfen, Freigeben und Unterschreiben
- Schulung für Archivare und Prüfer zu Archiv und Prüfprotokoll
- Administratorschulung zu Benutzern, Zeichnungsbefugnissen und Berechtigungen
Häufige Fragen
Bietet IAG Sign qualifizierte elektronische Signaturen?
Das behaupten wir nicht. Eine qualifizierte Signatur würde die Anbindung an einen geeigneten zugelassenen Vertrauensdiensteanbieter erfordern; dies kann bei Bedarf in einem Projekt geprüft werden.
Hat eine Signatur im System Rechtswirkung?
Das hängt von der Dokumentart und dem geltenden Recht ab und wird von einem qualifizierten Rechtsberater der Organisation beurteilt.
Kann ich sehen, wer ein Dokument eingesehen hat?
Ja, das Konzept umfasst ein Prüfprotokoll, das jede Einsicht, Freigabe und Ablehnung festhält.
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