IAG Sign
IAG Sign – اعتماد المستندات والتوقيع الإلكتروني
مسار اعتماد موثّق لكل مستند
- بانتظار توقيعي
- مستنداتي
- المسارات
- الأرشيف
- سجل التدقيق
| المستند | المنشئ | الخطوة الحالية | الحالة |
|---|---|---|---|
| مذكرة داخلية ١٢ | موظف ١ | مدير الإدارة | معلّق |
| عقد توريد ٧ | موظف ٢ | الشؤون القانونية | قيد المراجعة |
| أمر شراء ٣٠ | موظف ٣ | المدير المالي | معتمد |
| سياسة داخلية ٢ | موظف ٤ | المدير العام | معلّق |
الغرض من النظام
يهدف IAG Sign إلى استبدال تمرير الأوراق يدويًا بين المكاتب بمسار إلكتروني واضح: يُرفع المستند، ويُحدَّد ترتيب المعتمدين والموقّعين، ويتلقى كل منهم إشعارًا، ويُسجَّل كل اطلاع واعتماد ورفض مع الوقت والمستخدم. يدعم المفهوم التوقيع الإلكتروني البسيط داخل النظام. أما التوقيع الإلكتروني المؤهل فيتطلب التكامل مع مزوّد خدمات ثقة مرخّص مناسب، ولا نعلن عن توفره. ويبقى تقييم الأثر القانوني لأي توقيع في سياق معيّن من اختصاص مستشار قانوني مؤهل.
- المؤسسات العامة والوزاراتالتي تمر مراسلاتها وقراراتها بعدة مستويات اعتماد.
- الشركاتالتي تعتمد العقود وأوامر الشراء والمستندات الداخلية بشكل متكرر.
- المستشفياتلاعتماد السياسات والنماذج الإدارية بين الإدارات.
سير عمل نموذجي: اعتماد عقد وتوقيعه
- منشئ المستندالرفع وتحديد المسار
يرفع المنشئ العقد ويحدد ترتيب المعتمدين والموقّعين.
- المعتمدالمراجعة
يراجع كل معتمد المستند بالترتيب، ويضيف تعليقات أو يطلب تعديلات، وتُحفظ كل نسخة جديدة.
- المعتمدالاعتماد
بعد اكتمال المراجعات يُعتمد المستند للتوقيع، ويُسجَّل كل قرار مع الوقت والمستخدم.
- الموقّع المخوّلالتوقيع
يوقّع الموقّع المخوّل بتوقيع إلكتروني بسيط. التوقيع الإلكتروني المؤهّل ليس جزءًا من المفهوم نفسه، ويتطلب الربط مع مزوّد خدمات ثقة مرخّص.
- النظامالإشعار والقفل
يُبلَّغ المشاركون وتُقفل النسخة الموقّعة أمام أي تعديل لاحق.
- مسؤول الأرشيف أو المدققالأرشفة والتدقيق
يُؤرشف المستند مع سجل التدقيق الخاص به، ويُقيَّم مدى استيفاء شكل التوقيع للمتطلبات القانونية لكل حالة استخدام على حدة.
تطبيق محتمل للتوضيح فقط. الخطوات والشاشات مسودات تصميم، ويُحدَّد المسار الفعلي لكل مشروع على حدة.
الوظائف المخطط لها
- مسارات اعتماد قابلة للتخصيص مخطط
- ترتيب متسلسل أو متوازٍ للمعتمدين والموقّعين.
- توقيع إلكتروني بسيط مخطط
- تأكيد الموافقة داخل النظام وربطها بهوية المستخدم المسجّل.
- التوقيع المؤهل (فقط عبر مزوّد ثقة مرخّص) مخطط
- يتطلب التكامل مع مزوّد خدمات ثقة مرخّص مناسب؛ غير معلن عن توفره.
- سجل تدقيق مخطط
- تسجيل كل اطلاع واعتماد ورفض وتعديل مع التاريخ والمستخدم.
- إدارة الإصدارات مخطط
- حفظ نسخ المستند وتمييز النسخة المعتمدة النهائية.
- الإشعارات والتذكير مخطط
- تنبيه المعتمد التالي وتذكير بالطلبات المتأخرة.
- الأرشفة مخطط
- حفظ المستندات المعتمدة مع سجلها لسهولة الرجوع إليها.
الأدوار والصلاحيات المخطط لها
| منشئ المستند | المعتمد | الموقّع المخوّل | مسؤول الأرشيف أو المدقق | |
|---|---|---|---|---|
| رفع المستندات وتحديد مسارات الاعتماد | نعم | — | — | — |
| الاطلاع على المستندات | الخاص به | الخاص به | الخاص به | نعم |
| التعليق وطلب التعديلات | الخاص به | الخاص به | الخاص به | — |
| اعتماد المستندات | — | اعتماد | — | — |
| توقيع المستندات | — | — | الخاص به | — |
| الاطلاع على سجل التدقيق | الخاص به | — | — | نعم |
| الوصول إلى الأرشيف | — | — | — | نعم |
- منشئ المستنديرفع المستند ويحدد مسار الاعتماد.
- المعتمديراجع المستند ويوافق أو يرفض مع ملاحظة.
- الموقّع المخوّليوقّع المستند بعد اكتمال الاعتمادات.
- مسؤول الأرشيف أو المدققيطّلع على المستندات المعتمدة وسجلات التدقيق.
نماذج التشغيل
يمكن تشغيل IAG Sign وفق أحد ثلاثة نماذج: سحابة مُدارة، أو سحابة خاصة مخصّصة للجهة، أو تثبيت داخل مركز بيانات الجهة نفسها. يُتّخذ القرار لكل مشروع على حدة بحسب متطلبات حماية البيانات والبنية التحتية المتوفرة والاتصال بالإنترنت وسياسات الجهة، ويُوثَّق في خطة التطبيق.
يُقرَّر نموذج التشغيل (سحابة مُدارة، أو بيئة خاصة مخصّصة، أو تثبيت داخل مركز بيانات الجهة) لكل مشروع على حدة.
الإطلاق والتدريب
حصر أنواع المستندات ومسارات الاعتماد الحالية وحدود الصلاحيات
تعريف القوالب والمسارات في النظام
مراجعة المتطلبات القانونية للتوقيع مع مستشار الجهة القانوني
تشغيل تجريبي على نوع مستند واحد
تدريب المستخدمين وتوسيع المسارات تدريجيًا
الصيانة والدعم
- دعم فني عبر نظام تذاكر
- تعديل المسارات والقوالب ضمن النطاق المتفق عليه
- تحديثات أمنية وصيانة وفق خطة متفق عليها
نقل البيانات
يمكن مسح العقود والمستندات المعتمدة الموجودة في الملفات الورقية أو المجلدات المشتركة أو الأنظمة السابقة ضوئيًا أو استيرادها، وحفظها في الأرشيف مع بياناتها الأساسية كالأطراف والتاريخ والمدة. تحتفظ المستندات الورقية بتواقيعها الأصلية، ولا ينشأ عن الاستيراد أي توقيع جديد. وتُوثَّق قواعد الاعتماد القائمة مع الجهة وتُضبط كمسارات اعتماد.
التدريب
- تدريب منشئي المستندات على رفع المستندات وتحديد مسارات الاعتماد
- دليل مختصر للمعتمدين والموقّعين للمراجعة والاعتماد والتوقيع
- تدريب مسؤولي الأرشيف والمدققين على الأرشيف وسجل التدقيق
- تدريب مدير النظام على المستخدمين وصلاحيات التوقيع والأذونات
أسئلة شائعة
هل يوفّر IAG Sign توقيعًا إلكترونيًا مؤهلًا؟
لا نعلن عن ذلك. التوقيع المؤهل يتطلب التكامل مع مزوّد خدمات ثقة مرخّص مناسب، ويُبحث ذلك في المشروع إن لزم.
هل للتوقيع داخل النظام أثر قانوني؟
يعتمد ذلك على نوع المستند والقوانين المطبّقة، ويقيّمه مستشار قانوني مؤهل لدى الجهة.
هل يمكن معرفة من اطلع على المستند؟
نعم، يتضمن المفهوم سجل تدقيق يسجّل كل اطلاع واعتماد ورفض.
اطلب هذه الخدمة
هل تريد مناقشة هذا النظام لجهتك؟
اكتبوا لنا وصفًا مختصرًا؛ الخدمة محددة مسبقًا في النموذج.
نرد عادةً خلال يوم عمل.